دورة منظومة التشغيل لشركات المقاولات: الروتين اليومي ولوحات المؤشرات ومراجعة الإدارة

ملخص البرنامج

منظومة التشغيل لشركات المقاولات محور دورة تدريبية تمتد أسبوع لمديري المقاولات ورؤساء العمليات ورؤساء المشاريع على المستوى الإداري، ويخرج منها كل مشارك بخطة منظومة تشغيل لوحدة أعمال أو مشروع واحد. تتفرق نتائج الإنتاجية والجودة والسلامة غالبا في تقارير منفصلة قلما تستعين بها فرق المواقع. وينتقل البرنامج من خط الأساس للأداء إلى المؤشرات واللوحات، ثم إلى الروتين اليومي وحل المشكلات، وصولا إلى مراجعة إدارية تتبناها القيادة. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في منظومة التشغيل لشركات المقاولات لمجموعات من منظمات مختلفة.

المبررات المؤسسية

يقوم التميز التشغيلي في المقاولات على روتين يتكرر لا على حملات عابرة. وحين ترفع القياسات شهريا وتخلو اجتماعات المواقع من نمط ثابت، تكتشف إعادة العمل والممارسات غير الآمنة متأخرة. وتمنح المنظومة الواحدة المديرين رؤية موحدة للنتائج، وتمنح قادة المواقع روتينا يوميا قصيرا يربط تلك الرؤية بالعمل الجاري.

• إعادة العمل ووقت الانتظار: ينخفضان حين تتتبع الأسباب وتغلق في دورة منتظمة.
• وضوح الإنتاجية: يتحسن حين يرى العمال والمشرفون القياسات نفسها كل يوم.
• استخدام مؤشرات السلامة: يرتفع حين تراجع المؤشرات الاستباقية كما تراجع التكلفة والتقدم.

المبادئ والأساس المعرفي

• البناء الرشيق ورسم تدفق القيمة: يفصلان العمل المضيف للقيمة عن الانتظار وإعادة العمل والحركة، ويطبقان في الجلستين 1 و3 على روتين المواقع.
• Plan-Do-Check-Act (دورة التخطيط والتنفيذ والفحص والتحسين): تبني حل المشكلات حلقة متكررة، وتطبق في الجلسة 4.
• ISO 9001 (نظام إدارة الجودة): يضع متطلبات تشمل الإجراء التصحيحي، ويطبق في الجلستين 4 و5 على إعادة العمل والمراجعة.
• ISO 45001 (نظام إدارة الصحة والسلامة المهنية): يضع متطلبات تشمل التشاور مع العمال، ويطبق في الجلستين 2 و3 على مؤشرات السلامة والفحوص اليومية.

المشاركون المستهدفون

• مديرو المقاولات الذين يملكون النتائج عبر مشاريع أو وحدات أعمال عدة.
• رؤساء العمليات الذين يضعون روتين المواقع والتقارير.
• رؤساء المشاريع الذين يسألون عن التكلفة والتقدم والسلامة في العقد.
• مديرو الجودة والسلامة الذين يغذون القرارات الإدارية بالقياسات.

تشمل البيئات المعتادة مقاولات المباني ومقاولات الأعمال المدنية والبنية التحتية وشركات التشطيب ومقاولات المنشآت الصناعية.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص المواضع التي تخفي فيها التقارير الحالية إعادة العمل والتأخير وضعف السلامة.
2. سيكون المشاركون قادرين على بناء لوحة مؤشرات من صفحة واحدة للإنتاجية والجودة والسلامة.
3. سيكون المشاركون قادرين على تصميم اجتماع يومي قصير وروتين عمل معياري لفريق الموقع.
4. سيكون المشاركون قادرين على تقييم المشكلات المتكررة بأدوات السبب الجذري والإجراء التصحيحي.
5. سيكون المشاركون قادرين على تبرير خطة منظومة التشغيل أمام القيادة.

هيكل البرنامج

اليوم 1: منظومة التشغيل لشركات المقاولات وخط الأساس للأداء

أي النتائج يجب أن تحركها المنظومة، ومن أي نقطة تبدأ؟

• خريطة نطاق منظومة التشغيل
• ورقة خط الأساس للأداء
• دفتر إعادة العمل والحوادث
• خريطة تدفق القيمة
• مخطط أدوار الطبقة الإدارية

اليوم 2: المؤشرات واللوحات

أي المؤشرات تعرض الإنتاجية والجودة والسلامة في صفحة واحدة؟

• مصفوفة اختيار المؤشرات
• مواصفة المؤشر الاستباقي
• قالب تخطيط اللوحة
• فحص جودة مصادر البيانات
• جدول الحدود والمحفزات

اليوم 3: الروتين اليومي والعمل المعياري

ماذا يفعل قائد الموقع كل يوم ليبقي النتائج على المسار؟

• جدول الاجتماع اليومي القصير
• ورقة العمل المعياري
• تصميم اللوحة المرئية
• فحص السلامة قبل المهمة
• روتين التشاور مع العمال وفق ISO 45001

اليوم 4: حل المشكلات ودورات التحسين

كيف تتتبع المشكلات المتكررة إلى أسبابها وتغلق؟

• ورقة دورة Plan-Do-Check-Act
• شجرة السبب الجذري
• مخطط باريتو لأسباب إعادة العمل
• متتبع الإجراءات التصحيحية
• حلقة عدم المطابقة وفق ISO 9001

اليوم 5: المراجعة الإدارية وخطة منظومة التشغيل

هل تتكامل الأدوات السابقة في خطة واحدة تستطيع القيادة تبنيها؟

• تطبيق مصفوفة اختيار المؤشرات من الجلسة 2
• اختبار جدول الاجتماع اليومي القصير من الجلسة 3
• تدريب على متتبع الإجراءات التصحيحية من الجلسة 4
• حزمة المراجعة الإدارية
• إنجاز خطة منظومة التشغيل لشركات المقاولات

المنهجية

يقوم البرنامج على تحليل الحالات من ملفات جاهزة لمقاولين اثنين، أحدهما في المباني والآخر في الأعمال المدنية، في كل منهما تقارير شهرية ومقتطفات من يوميات المواقع وسجلات إعادة العمل وسجلات الحوادث. يعمل المشاركون في مجموعات صغيرة، فيختبرون المؤشرات مقابل أحداث سابقة ويدافعون عن الروتين أمام زملاء يؤدون دور فريق القيادة.

• نشاط مقترح: تحويل تقرير شهري إلى لوحة من صفحة واحدة وحذف القياسات التي لا يستخدمها أحد.
• نشاط مقترح: تجربة اجتماع يومي قصير وقياس زمن كل بند مقابل الجدول.
• نشاط مقترح: تتبع عيب متكرر إلى سببه وكتابة الإجراء التصحيحي.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك خطة منظومة تشغيل لوحدة أعمال أو مشروع واحد. وتضم الخطة خط أساس للأداء وتخطيطا للوحة المؤشرات وجدولا للاجتماع اليومي القصير وورقة للعمل المعياري وروتينا لحل المشكلات وحزمة للمراجعة الإدارية. وتستخدم في العمل لإحاطة فريق القيادة والاتفاق على من يملك كل قياس وكل روتين.

الأسئلة الشائعة

هل تناسب دورة منظومة التشغيل لشركات المقاولات المديرين الذين ليست لديهم خلفية في الإدارة الرشيقة؟

نعم، إذ تدرس منظومة التشغيل لشركات المقاولات عبر ملفات جاهزة وقوالب. وتفترض خبرة في إدارة العقود أو المواقع، دون حاجة إلى تدريب رسمي في الإدارة الرشيقة أو الجودة.

على أي أطر تقوم منظومة التشغيل لشركات المقاولات؟

تقوم منظومة التشغيل لشركات المقاولات على البناء الرشيق ورسم تدفق القيمة ودورة Plan-Do-Check-Act ومعيار ISO 9001 لإدارة الجودة ومعيار ISO 45001 لإدارة الصحة والسلامة المهنية.

كيف تستخدم خطة منظومة التشغيل لشركات المقاولات في العمل؟

تستخدم خطة المنظومة لإحاطة فريق القيادة والاتفاق على مالك كل قياس وروتين، وتحديد جدول المراجعة الإدارية.

بماذا تختلف منظومة التشغيل لشركات المقاولات عن برنامج عام في البناء الرشيق؟

تركز منظومة التشغيل لشركات المقاولات على القياسات والروتين اليومي والمراجعة الإدارية عبر الشركة، بينما يركز البرنامج العام في البناء الرشيق على التخطيط والتدفق داخل مشروع واحد.