دورة تحليل التكلفة والعائد للتأهب للطوارئ: الميزانيات والتمويل وتفادي الخسائر

ملخص البرنامج

تحليل التكلفة والعائد للتأهب للطوارئ محور دورة تدريبية تمتد أسبوع للمديرين الماليين ومديري التخطيط والعمليات على المستوى الإداري، ويخرج منها كل مشارك بملف حالة استثمار في التأهب لخطر واحد. كثيرا ما يخفض الإنفاق على الجاهزية لأن عائده لا يظهر إلا حين يقع الحدث. وينتقل البرنامج من كلفة التعطل إلى كلفة إجراءات التأهب، ثم إلى منطق الخسائر المتفاداة وخيارات التمويل، وصولا إلى حالة تستطيع لجنة الميزانية دراستها. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في تحليل التكلفة والعائد للتأهب للطوارئ لمجموعات من منظمات مختلفة.

المبررات المؤسسية

تواجه الموانئ والمستشفيات والمرافق والمصانع ميزانيات تنافس فيها الجاهزية للطوارئ مشاريع الإيرادات. ويبدو الإنفاق على التدريبات والمخزونات والطاقة الاحتياطية تكلفة بحتة ما لم يوضع في مقابل الخسائر التي يجلبها الحدث. أما المديرون الذين يقدرون الجانبين معا فيدافعون عن الإنفاق المبرر، ويوقفون الهدر في إجراءات ضعيفة، ويتفقون على مصادر التمويل قبل وقوع الطارئ لا بعده، فتصبح قرارات الإنفاق قابلة للشرح أمام الإدارة العليا ومجالس الإدارة وأصحاب المصلحة.

• التعرض لانقطاع الأعمال: يصبح مرئيا حين تقدر كلفة التوقف والإصلاح وفقدان الخدمة لكل خطر.
• كفاءة الإنفاق على التأهب: تتحسن حين ترتب الإجراءات بحسب الخسارة المتفاداة لكل وحدة كلفة.
• مرونة التمويل: ترتفع حين تطابق الاحتياطيات والتأمين والمصادر الطارئة مع الأحداث المرجحة.

المبادئ والأساس المعرفي

• تحليل التكلفة والعائد للحد من مخاطر الكوارث: يقارن كلفة الحد من الخطر بالخسائر المتفاداة، ويطبق في الجلستين 2 و3 على الإجراءات وعوائدها.
• الاستثمار القائم على المخاطر: يوجه الإنفاق بحسب الخطر والتعرض، ويطبق في الجلسة 3 على الترتيب والتسلسل.
• منطق الخسارة المتفاداة: يعد الخسائر التي منعت منفعة للتأهب، ويطبق في الجلستين 3 و4 على تقدير المنافع.
• إطار سينداي للحد من مخاطر الكوارث (Sendai Framework for Disaster Risk Reduction): يوفر الإطار الدولي للاستثمار في الحد من المخاطر، ويطبق في الجلسة 1 على تحديد الغاية.

المشاركون المستهدفون

• المديرون الماليون الذين يعدون ميزانيات الاستمرارية والطوارئ ويدافعون عنها.
• مديرو التخطيط الذين يرتبون مشاريع المرونة أمام لجان الاستثمار.
• مديرو الطوارئ والاستمرارية الذين يبررون المعدات والتدريبات والطاقة الاحتياطية.
• مديرو المخاطر والتأمين الذين يطابقون التمويل مع الخسائر المرجحة.

تشمل البيئات المعتادة الموانئ والرعاية الصحية والمرافق والإدارة البلدية.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على تقدير كلفة التعطل لخطر محدد.
2. سيكون المشاركون قادرين على بناء ملف كلفة لإجراءات التأهب.
3. سيكون المشاركون قادرين على تقييم الإجراءات بحسب الخسارة المتفاداة والكلفة.
4. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب أولويات مشاريع التأهب ضمن ميزانية ثابتة.
5. سيكون المشاركون قادرين على مقارنة مصادر التمويل لكلف الجاهزية.
6. سيكون المشاركون قادرين على تبرير حالة الاستثمار أمام لجنة الميزانية.

هيكل البرنامج

اليوم 1: تحليل التكلفة والعائد للتأهب للطوارئ وكلفة التعطل

ماذا يكلف الطارئ المنظمة، وما الذي تغيره الجاهزية؟

• بيان الغاية في إطار سينداي
• سجل الأخطار والتعرض
• تفصيل كلفة التعطل
• جدول أثر التوقف
• فصل الخسائر المباشرة وغير المباشرة

اليوم 2: تكلفة إجراءات التأهب

كم تكلف التدريبات والمخزونات والطاقة الاحتياطية والتأهيل على مدى عمرها؟

• ورقة جرد الإجراءات
• نموذج الكلفة على دورة الحياة
• تسعير الطاقة الاحتياطية
• قالب كلفة التأهيل والتدريبات
• سجل افتراضات الكلفة

اليوم 3: تقدير الخسارة المتفاداة وترتيب الاستثمارات

كيف تقدر المنافع وترتب الإجراءات بحسب قيمتها؟

• تقدير الخسارة المتفاداة
• حساب نسبة المنفعة إلى الكلفة
• ورقة الخصم إلى القيمة الحالية
• مصفوفة الترتيب القائمة على المخاطر
• اختبار الحساسية لتكرار الخطر

اليوم 4: تمويل الجاهزية وكلف الاستجابة

أي المصادر تدفع للجاهزية قبل الحدث وللاستجابة بعده؟

• تصميم صندوق الاحتياطي والطوارئ
• مراجعة فجوة التغطية التأمينية
• جدول خيارات الائتمان الطارئ
• مخطط مواءمة دورة الميزانية
• قاعدة مشغل التمويل

اليوم 5: حالة الاستثمار في التأهب لخطر واحد

هل تتكامل الأدوات السابقة في حالة تستطيع لجنة الميزانية البت فيها؟

• تطبيق تفصيل كلفة التعطل من الجلسة 1
• اختبار نموذج الكلفة على دورة الحياة من الجلسة 2
• فحص حساب نسبة المنفعة إلى الكلفة من الجلسة 3
• تدريب على قاعدة مشغل التمويل من الجلسة 4
• إنجاز حالة الاستثمار في التأهب

المنهجية

يقوم البرنامج على تحليل الحالات من بيانات جاهزة لخطرين، أحدهما يصيب ميناء والآخر مستشفى، ولكل منهما قيم أصول وسجلات توقف وعروض أسعار لإجراءات التأهب. يعمل المشاركون في مجموعات صغيرة، فيختبرون تقديراتهم عبر نطاقات من الأرقام، ويراجعون افتراضات الكلفة والمنفعة، ويدافعون عن الترتيب الذي وصلوا إليه أمام زملاء يؤدون دور لجنة الميزانية.

• نشاط مقترح: تقدير أسبوع من التوقف وحصر بنود الكلفة التي يسهل إغفالها.
• نشاط مقترح: ترتيب ستة إجراءات بحسب النسبة ثم إعادة ترتيبها بعد تغير تكرار الخطر.
• نشاط مقترح: مطابقة تقدير الخسارة مع مزيج من الاحتياطيات والتأمين والائتمان.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك ملف حالة استثمار في التأهب لخطر واحد. ويضم الملف تقديرا لكلفة التعطل وملف كلفة للإجراءات وجدولا للخسائر المتفاداة وقائمة مرتبة ضمن ميزانية ثابتة وخطة تمويل. ويستخدم في العمل لإحاطة لجنة الميزانية ولتحديد نقاط المراجعة التي تتابع تحقق المنافع المتوقعة.

الأسئلة الشائعة

هل تناسب دورة تحليل التكلفة والعائد للتأهب للطوارئ المديرين من غير خلفية مالية؟

نعم، إذ يدرس تحليل التكلفة والعائد للتأهب للطوارئ عبر قوالب جاهزة وأمثلة محلولة. ويفترض مسؤولية عن ميزانية أو خطة أو وظيفة طوارئ، دون حاجة إلى رياضيات متقدمة.

على أي نماذج يقوم تحليل التكلفة والعائد للتأهب للطوارئ؟

يقوم تحليل التكلفة والعائد للتأهب للطوارئ على تحليل التكلفة والعائد للحد من مخاطر الكوارث، والاستثمار القائم على المخاطر، ومنطق الخسارة المتفاداة، وإطار سينداي للحد من مخاطر الكوارث.

كيف تستخدم حالة الاستثمار الناتجة عن تحليل التكلفة والعائد للتأهب للطوارئ في العمل؟

تستخدم حالة الاستثمار في التأهب لإحاطة لجنة الميزانية والدفاع عن أولويات الإنفاق على الجاهزية وتحديد نقاط مراجعة تختبر المنافع المتوقعة.

بماذا يختلف تحليل التكلفة والعائد للتأهب للطوارئ عن التخطيط للاستجابة للطوارئ؟

يركز تحليل التكلفة والعائد للتأهب للطوارئ على تقدير الإنفاق على التأهب وترتيبه وتمويله، بينما يركز التخطيط للاستجابة على الأدوار والإجراءات والأعمال أثناء الحدث.