دورة حوكمة الشبكة الداخلية على SharePoint: المواقع والبيانات الوصفية والبحث وتبني الاستخدام

ملخص البرنامج

حوكمة الشبكة الداخلية على SharePoint محور دورة تدريبية تمتد أسبوع لرؤساء المعرفة والسجلات وتقنية المعلومات والخدمات المؤسسية على المستوى الإداري، ويخرج منها كل مشارك بمخطط للحوكمة والتبني لشبكة داخلية واحدة. تملك مؤسسات كثيرة مواقع ومكتبات ومساحات فرق لا يتولى أحد أمرها من أولها إلى آخرها، فيعجز الموظفون عن الوصول إلى المواد الحديثة وتتسع صلاحيات الوصول دون ضبط. وينتقل البرنامج من احتياجات المعرفة إلى بنية المواقع والبيانات الوصفية والبحث والصلاحيات وقياس الاستخدام، بحالات من المصارف والمرافق والإدارة العامة. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في حوكمة الشبكة الداخلية على SharePoint لمجموعات من منظمات مختلفة.

المبررات المؤسسية

تتحول الشبكة الداخلية التي تدار بلا مسؤولية واضحة إلى مخزن لملفات مكررة وصفحات قديمة واستثناءات من قواعد الوصول. أما القادة الذين يحددون البنية والتصنيف ومهام المراجعة فيمنحون الموظفين مكانا واحدا للبحث، ويمنحون فرق السجلات أثرا موثوقا، ويمنحون تقنية المعلومات منصة يمكن دعمها دون إعادة عمل متواصلة.

• سهولة الوصول إلى المحتوى: تتحسن حين تتبع المواقع والمراكز والبيانات الوصفية نمطا واحدا متفقا عليه يستفيد منه البحث.
• مخاطر المعلومات: تنخفض حين تراجع الصلاحيات والمشاركة والاحتفاظ وفق دورة محددة.
• تبني المنصة: يرتفع حين يتابع الملاك الاستخدام ويتصرفون وفق ما تظهره الأرقام.

المبادئ والأساس المعرفي

• ISO 30401 متطلبات نظم إدارة المعرفة: تؤطر احتياجات المعرفة والأدوار والتحسين المستمر، وتطبق في الجلستين 1 و5.
• منطق هيكلة المعلومات: يجمع المحتوى بحسب مهام الجمهور ودورة حياته قبل بناء أي موقع، ويطبق في الجلستين 2 و3.
• منطق أقل الصلاحيات: يمنح أضيق وصول يحتاجه الدور ويراجعه وفق جدول، ويطبق في الجلسة 4.
• حلقة التغذية الراجعة للاستخدام: تحول أرقام التبني إلى إجراءات للملاك، وتطبق في الجلستين 4 و5.

المشاركون المستهدفون

• قادة يرعون الشبكة الداخلية ويقررون من يملك كل جزء منها.
• مديرو المعرفة والسجلات الذين يربطون الاحتفاظ وإعادة الاستخدام بالعمل اليومي.
• مالكو خدمات تقنية المعلومات الذين يديرون منصة التعاون وتكاملاتها.
• مديرو الخدمات المؤسسية الذين ينشرون السياسات والنماذج والإعلانات.
• قادة التغيير والاتصال المسؤولون عن إقبال الموظفين.

يأتي المشاركون عادة من المصارف والمرافق العامة والمجموعات الصحية والجهات الحكومية.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص فجوات الملكية والتكرار واتساع الصلاحيات في شبكة داخلية قائمة.
2. سيكون المشاركون قادرين على بناء هيكل للمواقع والمراكز يتبع مهام الجمهور.
3. سيكون المشاركون قادرين على تصميم نموذج للبيانات الوصفية يدعم التصفية والبحث والاحتفاظ.
4. سيكون المشاركون قادرين على تقييم إعدادات المشاركة والصلاحيات بحسب مخاطر كل نوع من المحتوى.
5. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب أولويات إجراءات التبني من مقاييس الاستخدام.
6. سيكون المشاركون قادرين على تبرير نموذج حوكمة بأدوار ودورات مراجعة ومسارات تصعيد.

هيكل البرنامج

اليوم 1: حوكمة الشبكة الداخلية على SharePoint واحتياجات المعرفة

ما الذي يجب أن تساعد الشبكة الداخلية الناس على إيجاده ومشاركته وحفظه؟

• دليل مقابلات احتياجات المعرفة
• مواءمة متطلبات ISO 30401
• ورقة جرد المحتوى
• مصفوفة فجوات الملكية
• بيان حدود المنصة

اليوم 2: المواقع والمراكز وهيكلة المعلومات

كيف ترتب المواقع والمراكز ليصل الموظفون إلى المكان الصحيح أولا؟

• خريطة مهام الجمهور
• اختيار نمط المركز والموقع
• مراجعة تصميم التنقل
• قواعد دورة حياة الموقع
• مواءمة مساحات العمل في Teams

اليوم 3: البيانات الوصفية وأنواع المحتوى والبحث

كيف يجعل التصنيف والبنية المحتوى سهل الإيجاد والحفظ؟

• تصميم مجموعات المصطلحات المدارة
• فهرس أنواع المحتوى
• معيار قوالب المكتبات
• نص اختبار نتائج البحث
• ربط وسوم الاحتفاظ

اليوم 4: الصلاحيات والمشاركة ومقاييس الاستخدام

من يحق له الاطلاع والمشاركة، وكيف يحكم على الاستخدام؟

• مراجعة نموذج الصلاحيات
• جدول قرار المشاركة الخارجية
• قواعد وسوم الحساسية
• تقويم مراجعة الوصول
• مواصفات لوحة الاستخدام

اليوم 5: مخطط الحوكمة والتبني لشبكة داخلية واحدة

هل تشكل الأدوات السابقة نموذج حوكمة واحدا يستطيع الملاك تشغيله؟

• تطبيق مصفوفة فجوات الملكية من الجلسة 1
• اختبار نمط المركز والموقع من الجلسة 2
• فحص نموذج البيانات الوصفية من الجلسة 3
• مراجعة تقويم مراجعة الوصول من الجلسة 4
• إنجاز مخطط الحوكمة والتبني

المنهجية

يقوم البرنامج على تمرين منظم حول شبكة داخلية جاهزة للدراسة تضم مواقع ومكتبات وإعدادات صلاحيات وأرقام استخدام نموذجية. يشخص المشاركون الحالة ويسجلون كل قرار تصميم في نموذج موحد، ثم يقارنون نتائجهم في مجموعات صغيرة قبل تطبيق الأدوات نفسها على المنصة التي يملكونها. ويستعين الميسرون بالحالة لاختبار أثر كل خيار في الموظفين والمخاطر.

• نشاط مقترح: إعادة تصميم تخطيط المراكز لمؤسسة نتجت عن دمج.
• نشاط مقترح: اختبار نتائج البحث مقابل قائمة أسئلة من الموظفين.
• نشاط مقترح: مراجعة طلب مشاركة خارجية وتسجيل القرار.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك مخططا للحوكمة والتبني لشبكة داخلية واحدة. ويضم المخطط مصفوفة ملكية وهيكلا للمواقع والمراكز ونموذجا للبيانات الوصفية وأنواع المحتوى ومجموعة قواعد للصلاحيات والمشاركة وتقويما للمراجعة ومواصفات للوحة الاستخدام. ويستخدم المخطط في العمل لإحاطة الرعاة وتوجيه ملاك المواقع وتخطيط دورة المراجعة التالية.

الأسئلة الشائعة

هل تناسب دورة حوكمة الشبكة الداخلية على SharePoint القادة الذين لا يديرون المنصة تقنيا؟

نعم، فحوكمة الشبكة الداخلية على SharePoint تدرس على المستوى الإداري بقرارات واضحة حول الملكية والبنية والوصول. وتفترض أنك تعتمد على المنصة في عملك، دون مهارات إدارة تقنية أو برمجة.

على أي مراجع تقوم حوكمة الشبكة الداخلية على SharePoint؟

تقوم حوكمة الشبكة الداخلية على SharePoint على ISO 30401 لنظم إدارة المعرفة، مع منطق هيكلة المعلومات ومنطق أقل الصلاحيات وحلقة التغذية الراجعة للاستخدام في التبني.

كيف يستخدم المخطط الناتج عن حوكمة الشبكة الداخلية على SharePoint في العمل؟

يستخدم المخطط لإحاطة الرعاة وتوجيه ملاك المواقع وتحديد مواعيد مراجعة الوصول والمحتوى ومتابعة مدى تبني الموظفين للمنصة.

بماذا تختلف حوكمة الشبكة الداخلية على SharePoint عن إدارة المعرفة العامة؟

تركز حوكمة الشبكة الداخلية على SharePoint على منصة تعاون واحدة من مواقع وبيانات وصفية وصلاحيات واستخدام، بينما تركز إدارة المعرفة العامة على الثقافة والتوثيق والمشاركة عبر أي أداة.