دورة الابتكار والإنتاجية في بيئة العمل: حل المشكلات بإبداع وتجارب صغيرة

ملخص البرنامج

الابتكار والإنتاجية في بيئة العمل محور دورة تدريبية تمتد أسبوع للمديرين وقادة الفرق، ويخرج منها كل مشارك بخطة عمل للابتكار والإنتاجية لفريق واحد. تضيع الأفكار الجيدة في جداول مزدحمة، وتكرر الفرق المشغولة روتينا لم يسائله أحد. ويجمع البرنامج بين حل المشكلات بإبداع والتفكير التصميمي والتجارب الصغيرة في العمل، وبين أساليب حماية التركيز وترتيب الأولويات وإدارة الوقت. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في الابتكار والإنتاجية في بيئة العمل لمجموعات من منظمات مختلفة.

المبررات المؤسسية

قلما تفتقر الفرق إلى الأفكار، لكنها تفتقر إلى الوقت والبنية وطريقة آمنة لاختبارها. تنتظر التحسينات فترة هادئة لا تأتي، بينما يملأ العمل الروتيني كل ساعة. أما المديرون الذين يخصصون وقتا محميا ويصوغون المشكلات بوضوح ويختبرون الأفكار بكلفة قليلة فيرفعون الإنتاج ويتعلمون أسرع دون انتظار مشروع كبير.

• معدل تحويل الأفكار: يرتفع حين تجمع الأفكار وترتب وتختبر بإيقاع منتظم.
• الوقت المخصص للأعمال ذات الأولوية: يرتفع حين تقل المقاطعات والاجتماعات والمهام قليلة القيمة.
• الإعادة الناتجة عن تغييرات لم تختبر: تنخفض حين تجرب الأفكار في تجارب صغيرة قبل التوسع.

المبادئ والأساس المعرفي

• حل المشكلات بإبداع: الفصل بين صياغة المشكلة وتوليد الأفكار واختيارها يبني الجلستين 1 و2.
• التفكير التصميمي Design Thinking (البدء من حاجات مستخدم العمل): بناء نماذج أولية مبكرة يوجه الجلسة 3.
• مصفوفة الأولويات: ترتيب الخيارات بحسب القيمة والجهد يدعم القرارات المتخذة في الجلسة 4.
• تقسيم الوقت إلى كتل: تخصيص فترات ثابتة للعمل المركز يشكل الروتين المبني في الجلسة 4.

المشاركون المستهدفون

• المديرون الراغبون في أن تحسن فرقهم طريقة أداء العمل لا ناتجه فحسب.
• قادة الفرق الذين يلزمهم إيجاد وقت للتحسين داخل عبء عمل ممتلئ.
• رؤساء الوظائف الذين يرعون التجارب الصغيرة ويقررون أي الأفكار تستمر.
• منسقو التحسين والتغيير الذين يدعمون الفرق في توليد الأفكار واختبارها.

يأتي المشاركون عادة من التشغيل وخدمة العملاء والمالية والإدارة الصحية وتقديم الخدمات العامة.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على بناء بيان واضح للمشكلة انطلاقا من إحباط في العمل.
2. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص العادات والروتين التي تعيق الأفكار الجديدة في الفريق.
3. سيكون المشاركون قادرين على توليد الأفكار وتقييمها بأساليب منظمة.
4. سيكون المشاركون قادرين على تصميم تجربة صغيرة بمقياس وقاعدة إيقاف.
5. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب المهام والأفكار بحسب القيمة والجهد والإلحاح.
6. سيكون المشاركون قادرين على تبرير خطة عمل تحمي الوقت المخصص للتحسين.

هيكل البرنامج

اليوم 1: الابتكار والإنتاجية في العمل

أين تذهب الأفكار والوقت في أسبوع العمل المعتاد؟

• سجل الوقت الأسبوعي
• خريطة معوقات الإنتاجية
• بيان صياغة المشكلة
• قائمة الفرص الطويلة
• اتفاق عمل الفريق

اليوم 2: حل المشكلات بإبداع

كيف ينتقل الفريق من إحباط غامض إلى مجموعة أفكار قابلة للتنفيذ؟

• أسئلة إعادة صياغة المشكلة
• العصف الذهني المنظم
• لوحة تجميع الأفكار
• قائمة تحدي الافتراضات
• شبكة اختيار الأفكار

اليوم 3: التفكير التصميمي والاختبار المبكر

كيف تصاغ الفكرة بحسب حاجات من يستخدمون العمل؟

• دليل مقابلة حاجات المستخدم
• رسم رحلة المستخدم
• نموذج أولي منخفض الكلفة
• بطاقة تصميم التجربة
• ورقة مقياس النجاح

اليوم 4: الأولويات والتركيز والوقت

كيف يحمى الوقت المحدود للأعمال الأهم؟

• مصفوفة الأولويات بحسب القيمة والجهد
• فرز الإلحاح والأهمية
• خطة كتل الوقت
• قواعد ضبط المقاطعات
• قائمة مراجعة الاجتماعات

اليوم 5: تطبيق الأساليب على فريق واحد

هل تشكل المشكلة والأفكار والتجربة وخطة الوقت خطة عمل واحدة يتبعها الفريق؟

• تطبيق بيان صياغة المشكلة من الجلسة 1
• استخدام شبكة اختيار الأفكار من الجلسة 2
• اختبار بطاقة تصميم التجربة من الجلسة 3
• فحص خطة كتل الوقت من الجلسة 4
• إنجاز خطة عمل الابتكار والإنتاجية

المنهجية

يقوم البرنامج على التمارين المنظمة المستندة إلى مواقف عمل مجهولة المصدر من الخدمات والتشغيل والإدارة. يعمل المشاركون في مجموعات صغيرة على مشكلة حقيقية في فرقهم، ويختبرون كل فكرة بمقياس بسيط، ويتلقون ملاحظات مكتوبة من الميسرين على كل مجموعة تمارين قبل الانتقال إلى ما بعدها.

• نشاط مقترح: إعادة صياغة شكوى شائعة في ثلاثة بيانات مختلفة للمشكلة.
• نشاط مقترح: رسم نموذج أولي منخفض الكلفة لعملية معدلة واختباره مع زميل.
• نشاط مقترح: إعادة بناء أسبوع مزدحم بكتل تركيز محمية.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك خطة عمل للابتكار والإنتاجية لفريق واحد. وتضم بيانا للمشكلة وقائمة مرتبة بالأفكار وتصميم تجربة واحدة بمقياس وخطة كتل للوقت وإيقاعا للمراجعة. وتستخدم الخطة في العمل لإحاطة الفريق والاتفاق مع الراعي على وقت محمي والقرار بعد التجربة بين اعتماد التغيير أو تعديله أو إيقافه.

الأسئلة الشائعة

هل يناسب الابتكار والإنتاجية في بيئة العمل المديرين الذين لا خلفية إبداعية لهم؟

نعم، فالابتكار والإنتاجية في بيئة العمل هنا تفترض خبرة إدارية لا موهبة إبداعية، وتعلم أساليب منظمة بسيطة خطوة بعد خطوة.

ما الأساليب التي يقوم عليها الابتكار والإنتاجية في بيئة العمل؟

يقوم الابتكار والإنتاجية في بيئة العمل على حل المشكلات بإبداع والتفكير التصميمي ومصفوفة الأولويات وكتل الوقت، وتطبق كلها على مشكلة حقيقية في فريقك.

كيف تستخدم خطة العمل الناتجة عن الابتكار والإنتاجية في بيئة العمل في العمل؟

تستخدم خطة عمل الابتكار والإنتاجية لإحاطة الفريق والاتفاق مع الراعي على وقت محمي والحكم على كل تجربة صغيرة بمقياسها.

بماذا يختلف الابتكار والإنتاجية في بيئة العمل عن التدريب العام على إدارة الوقت؟

يربط الابتكار والإنتاجية في بيئة العمل بين توليد الأفكار واختبارها وبين التركيز والأولويات، بينما يقتصر التدريب العام على إدارة الوقت على الجدولة والتنظيم الشخصي.