دورة سلاسل الإمداد وإدارة العقود في قطاع البترول: المناقصات وأوامر التغيير والمطالبات

ملخص البرنامج

سلاسل الإمداد وإدارة العقود في قطاع البترول محور دورة تدريبية تمتد أسبوع لموظفي ومديري اللوجستيات والمشتريات والعقود والعمليات، ويخرج منها كل مشارك بملف لإدارة عقد توريد واحد. فالمواد والخدمات والنقل تصل إلى مواقع النفط والغاز عبر العقود، وقد تؤخر مناقصة ضعيفة أو أمر تغيير بلا ضبط العمل وترفع التكلفة. ويتدرج البرنامج من أساسيات سلسلة الإمداد والعقد، إلى الطرح والترسية، ثم إدارة العقد وأوامر التغيير والمطالبات، وينتهي بتطبيقها على عقد واحد. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في سلاسل الإمداد وإدارة العقود في قطاع البترول لمجموعات من منظمات مختلفة.

المبررات المؤسسية

حين تدار خطط اللوجستيات وشروط العقد كل على حدة، تتأخر التسليمات، ويتفق على تغييرات النطاق بصورة غير رسمية، وتصل المطالبات متأخرة بسجلات ضعيفة. أما الفرق التي تتعامل مع سلسلة الإمداد والعقد بوصفهما منظومة واحدة، فتخطط التسليمات وفق شروط العقد، وتوثق التغييرات لحظة وقوعها، وتحسم المنازعات بالأدلة لا بالذاكرة.

• موثوقية التسليم: تتحسن حين ترتبط خطط اللوجستيات ببنود العقد وأزمنة التوريد.
• تسرب التكلفة: يقل حين تسعر أوامر التغيير وتعتمد قبل بدء العمل.
• التعرض للمنازعات: ينخفض حين تتبع الإشعارات والسجلات والمطالبات روتينا منضبطا.

المبادئ والأساس المعرفي

• إدارة دورة حياة العقد: تنظم الانتقال من الحاجة إلى الطرح والترسية والإدارة والإغلاق عبر الجلسات من 1 إلى 4.
• توزيع المخاطر بين الأطراف: يوجه مراجعة شروط العقد ومعالجة أوامر التغيير في الجلستين 2 و3.
• التكلفة الإجمالية للملكية: تؤطر مقارنة العروض في الجلسة 2.
• إدارة أداء الموردين: تسند أعمال المتابعة والمراجعة في الجلسة 4.

المشاركون المستهدفون

• العاملون في اللوجستيات وسلسلة الإمداد الذين يخططون التسليمات إلى المواقع والمنشآت ويتتبعونها.
• العاملون في المشتريات الذين يعدون المناقصات ويقيمون العروض.
• أصحاب العقود ومديروها الذين يديرون النطاق والتغيير والمدفوعات.
• مديرو العمليات والمشاريع الذين يعتمدون على التوريد في وقته.
• المديرون التجاريون الذين يعالجون المطالبات والمنازعات.

يأتي المشاركون عادة من إنتاج النفط والغاز والتكرير والبتروكيماويات وخدمات الطاقة.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على رسم خريطة لسلسلة الإمداد ودورة حياة العقد لحاجة توريد بترولية.
2. سيكون المشاركون قادرين على بناء حزمة مناقصة بنطاق وشروط وطريقة للتقييم.
3. سيكون المشاركون قادرين على تقييم العروض على أساس التكلفة الإجمالية للملكية وتوزيع المخاطر.
4. سيكون المشاركون قادرين على تطبيق روتينات إدارة العقد على الإشعارات والسجلات والمدفوعات.
5. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب أوامر التغيير بحسب التكلفة والزمن والمخاطر قبل اعتمادها.
6. سيكون المشاركون قادرين على عرض ملف لإدارة عقد توريد واحد.

هيكل البرنامج

اليوم 1: أساسيات سلسلة الإمداد والعقد في البترول

كيف تتكامل اللوجستيات والعقود في التوريد للنفط والغاز؟

• خريطة سلسلة الإمداد لموقع
• مخطط دورة حياة العقد
• جدول مقارنة أنواع العقود
• مصفوفة الأدوار والمسؤوليات
• خطة أزمنة التوريد والتسليم

اليوم 2: الطرح والتقييم والترسية

كيف تبنى المناقصة وكيف تقارن العروض؟

• قائمة فحص حزمة المناقصة
• قالب نطاق التوريد
• مصفوفة تقييم العروض بالنقاط
• ورقة عمل التكلفة الإجمالية للملكية
• سجل توزيع مخاطر العقد

اليوم 3: إدارة العقد وأوامر التغيير

كيف يبقى النطاق والتغيير والتكلفة تحت الضبط أثناء التنفيذ؟

• سجل الإشعارات والمراسلات
• نموذج طلب أمر التغيير وتسعيره
• شجرة قرار اعتماد التغيير
• قائمة فحص اعتماد المدفوعات
• فهرس سجلات العقد

اليوم 4: الأداء والمطالبات والمنازعات

كيف يراجع أداء المورد وكيف تعالج المطالبات؟

• بطاقة أداء المورد
• جدول زمني لأثر التأخير والتكلفة
• حزمة إشعار المطالبة وأدلتها
• سلم تصعيد المنازعات
• سجل الإغلاق والدروس المستفادة

اليوم 5: تطبيق الأسلوب على عقد واحد

هل يصمد الأسلوب حين يختبر على عقد توريد واحد؟

• تطبيق مخطط دورة الحياة من الجلسة 1 على العقد
• اختبار مصفوفة التقييم من الجلسة 2 على عروض نموذجية
• فحص نموذج أمر التغيير من الجلسة 3 مقابل تغييرات قائمة
• مراجعة بطاقة الأداء من الجلسة 4 مع الأقران
• إنجاز ملف إدارة العقد

المنهجية

يقوم البرنامج على ورشة تمارين منظمة تستند إلى وثائق مناقصات مجهولة المصدر وجداول تسليم وسجلات مراسلات وحالات مكتوبة قصيرة من عمليات المنبع وخدمات الطاقة. يعمل المشاركون في مجموعات صغيرة على عقد توريد واحد، ويشرحون استدلالهم لأقران من وظائف أخرى، ويتلقون ملاحظات الميسرين على كل مخرج، بما فيه كل تقييم وكل موقف من المطالبات.

• نشاط مقترح: تقييم ثلاثة عروض نموذجية بحسب التكلفة الإجمالية للملكية والمخاطر.
• نشاط مقترح: صياغة طلب أمر تغيير وتسعيره قياسا إلى العقد.
• نشاط مقترح: بناء جدول زمني للتأخير من مجموعة سجلات موقعية.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك ملفا لإدارة عقد توريد واحد. ويضم مخططا لدورة الحياة، وملخصا للتقييم، وسجلا لتوزيع المخاطر، وسجلا لأوامر التغيير، وبطاقة لأداء المورد. ويستخدم الملف في العمل لإحاطة المديرين وإدارة اجتماعات العقد ودعم المطالبات والإغلاق.

الأسئلة الشائعة

هل يناسب التدريب على سلاسل الإمداد وإدارة العقود في قطاع البترول العاملين الجدد على العقود؟

نعم، فالبرنامج يفترض ألفة بعمليات النفط والغاز، لا خبرة سابقة في العقود، ويبدأ من دورة حياة العقد.

على أي مفاهيم يقوم سلاسل الإمداد وإدارة العقود في قطاع البترول في هذا البرنامج؟

يقوم على إدارة دورة حياة العقد وتوزيع المخاطر بين الأطراف والتكلفة الإجمالية للملكية وإدارة أداء الموردين.

كيف يستخدم ملف العقد في سلاسل الإمداد وإدارة العقود في قطاع البترول داخل العمل؟

تستخدمه لإحاطة المديرين وإدارة اجتماعات العقد ودعم المطالبات والإغلاق في عقد التوريد لديك.

بماذا يختلف تعلم سلاسل الإمداد وإدارة العقود في قطاع البترول عن برنامج في استراتيجية المشتريات؟

يركز على الطرح وإدارة عقود التوريد وإغلاقها، بينما تركز استراتيجية المشتريات على تخطيط الفئات وسياسة التوريد.