دورة قيادة المشتريات والمخزون في المستشفيات: المناقصات وسلسلة التبريد ومخاطر النقص

ملخص البرنامج

قيادة المشتريات والمخزون في المستشفيات، بما فيها المناقصات وسلسلة التبريد ومخاطر النقص، محور دورة تدريبية تمتد 5 أيام لمديري المشتريات والصيدلة وسلاسل الإمداد بمستوى إداري، ويخرج منها كل مشارك بخطة لمرونة المشتريات والمخزون. فالمستشفيات تعاني نقص الأدوية والأجهزة حين تتشتت مصادر التوريد ويحتفظ بالمخزون دون ترتيب، وحين تخرج المواد الحساسة للحرارة من التخزين المضبوط دون أن يلاحظ ذلك أحد. ويتدرج البرنامج من المبادئ، إلى تشخيص مخاطر المخزون والموردين، ثم إلى تصميم المناقصات والضوابط، وصولا إلى التطبيق في مؤسسة واحدة. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في قيادة المشتريات والمخزون في المستشفيات.

المبررات المؤسسية

حين تعمل المشتريات والصيدلة والمستودعات بأهداف منفصلة، يكتشف النقص عند سرير المريض لا عند المورد، ويحل الشراء الطارئ محل التوريد المخطط. أما القادة الذين يرتبون المخزون ويرسون المناقصات وفق معايير محددة ويراقبون حرارة التخزين، فيستطيعون بيان سبب كل طلبية ومواطن تعرض الإمداد للانقطاع.

• نفاد المخزون: يقل حين يرتب المخزون بحسب الإنفاق والأهمية السريرية وتتبع قواعد إعادة الطلب حجم الطلب الفعلي.
• التلف والهدر: ينخفض حين تفحص حرارة التخزين والنقل مقابل حدود متفق عليها.
• كلفة الشراء: تضبط حين تقارن المناقصات التكلفة الإجمالية للملكية لا سعر الوحدة وحده.

المبادئ والأساس المعرفي

• تحليل ABC وVED (تصنيف الأصناف بحسب الإنفاق والأهمية السريرية): يرتب الأصناف ويشكل قواعد ضبط المخزون المبنية في الجلسة 3.
• تقييم العطاء الأكثر جدوى اقتصادية (الموازنة بين السعر والجودة والتسليم): يؤطر نموذج التقييم المصمم في الجلسة 3.
• الممارسات الجيدة للتخزين والتوزيع الصادرة عن منظمة الصحة العالمية: تهدي قائمة فحص سلسلة التبريد وخطة ضبط التوزيع في الجلستين 3 و4.
• معايير GS1 (تعريف المنتجات برموز GTIN والتعريف الفريد للأجهزة الطبية): توجه إجراء التتبع المصمم في الجلسة 4.

المشاركون المستهدفون

• قادة المشتريات الذين يقررون كيف تصدر مستلزمات المستشفى وتتعاقد وتجدد.
• مديرو الصيدلة المسؤولون عن توافر الأدوية وسلامة تخزينها.
• مديرو سلاسل الإمداد والمستودعات الذين يديرون المخازن والتوزيع وسجلات المخزون.
• مسؤولو الوزارات والجهات الصحية المشرفون على التوريد لعدة منشآت.

يخدم البرنامج المستشفيات الحكومية ومجموعات المستشفيات الخاصة والجهات الصحية وموزعي المستلزمات الطبية.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على تقييم ممارسات التوريد والمخزون في المستشفى في ضوء مبادئ التخزين والتعريف والمناقصات المعتمدة.
2. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص نفاد المخزون وخسائر انتهاء الصلاحية وتركز الموردين في سجلات المشتريات والمخازن.
3. سيكون المشاركون قادرين على بناء نموذج مواصفات المناقصة وتقييمها يقارن التكلفة الإجمالية للملكية.
4. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب الأصناف بحسب الأولوية لقواعد المخزون والاستبدال وحماية سلسلة التبريد.
5. سيكون المشاركون قادرين على تقويم أداء الموردين والتتبع في ضوء مؤشرات محددة.
6. سيكون المشاركون قادرين على تبرير خطة مرونة المشتريات والمخزون أمام الإدارة التنفيذية للمستشفى.

هيكل البرنامج

اليوم 1: مبادئ قيادة المشتريات والمخزون في المستشفيات

من يقرر ما يشتريه المستشفى وما يحتفظ به، وفي ضوء أي مبادئ؟

• مبادئ تحليل ABC وVED
• نموذج التكلفة الإجمالية للملكية
• مبادئ تقييم المناقصات
• خريطة أدوار المشتريات وصلاحيات الاعتماد
• صيغة سجل مخاطر الإمداد

اليوم 2: تشخيص مخاطر المخزون والموردين وسلسلة التبريد

أين يبدأ النقص وخسائر انتهاء الصلاحية وإخفاقات الحرارة؟

• ترتيب المخزون بحسب الإنفاق والأهمية
• مراجعة سجلات النفاد وانتهاء الصلاحية
• تحليل تركز الموردين
• تدقيق انحرافات سلسلة التبريد
• فحص تقلب الطلب

اليوم 3: تصميم المناقصات وقواعد المخزون وضوابط سلسلة التبريد

كيف تقيم المناقصات وتحدد نقاط إعادة الطلب وتحمى المواد الحساسة؟

• نموذج مواصفات المناقصة وتقييمها
• كمية الطلب الاقتصادية وورقة قواعد إعادة الطلب
• بروتوكول استبدال الأصناف عند النقص
• قائمة فحص تخزين ونقل المواد المبردة
• تقدير خيارات الشراء المجمع

اليوم 4: التوزيع والتتبع وتقارير الأداء

كيف تتبع المستلزمات حتى الجناح ويرفع تقرير أداء الموردين؟

• خطة ضبط المستودعات والتوزيع
• مطابقة رموز GTIN والتعريف الفريد للأجهزة
• إجراء الاستدعاء والتتبع
• بطاقة أداء الموردين
• تقرير مؤشرات المشتريات

اليوم 5: تطبيق قيادة المشتريات والمخزون في المستشفيات في مؤسسة واحدة

هل خطة المرونة جاهزة ليعتمدها فريق الإدارة التنفيذية في المستشفى؟

• تطبيق تدقيق المخاطر من الجلسة 2 على المستشفى المختار
• اختبار نموذج التقييم من الجلسة 3 على مناقصة فعلية
• مطابقة بطاقة الأداء من الجلسة 4 مع بيانات الموردين
• وضع مستهدفات المخزون والإمداد
• إنجاز خطة مرونة المشتريات والمخزون

المنهجية

يقوم البرنامج على تمارين منظمة في سجلات مشتريات ومخازن وصيدلة مجهولة المصدر من مستشفيات حكومية ومجموعات خاصة وموزعين. يعمل المشاركون في فرق صغيرة بأدوار قائد المشتريات ومدير الصيدلة والمورد، وينقلون فئة توريد واحدة من التوريد إلى التخزين ثم مراجعة الأداء.

• نشاط مقترح: تقييم ثلاثة عروض مجهولة في مناقصة والدفاع عن ترتيبها.
• نشاط مقترح: ترتيب قائمة مخزون بحسب الإنفاق والأهمية ووضع قواعد إعادة الطلب.
• نشاط مقترح: مراجعة سجل حرارة وتحديد الأصناف التي تعزل.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك خطة لمرونة المشتريات والمخزون في مستشفى واحد أو جهة صحية واحدة. وتضم قائمة أصناف مرتبة، ونموذجا لتقييم المناقصات، وقواعد لإعادة الطلب والاستبدال، وقائمة فحص لسلسلة التبريد، ومؤشرات للموردين. وتستخدم الخطة في إحاطة الإدارة التنفيذية ومراجعة كل قرار في المناقصات والمخزون.

الأسئلة الشائعة

هل تناسب قيادة المشتريات والمخزون في المستشفيات الصيادلة ممن لا خلفية لهم في الشراء؟

نعم، فقيادة المشتريات والمخزون في المستشفيات بمستوى إداري، وتفترض أنك تشرف على قرارات التوريد لا أنك أدرت مناقصات من قبل.

ما المعايير التي تقوم عليها قيادة المشتريات والمخزون في المستشفيات في هذا التدريب؟

تقوم قيادة المشتريات والمخزون في المستشفيات على تحليل ABC وVED، وتقييم العطاء الأكثر جدوى اقتصادية، والممارسات الجيدة للتخزين والتوزيع الصادرة عن منظمة الصحة العالمية، ومعايير GS1.

كيف تستخدم خطة قيادة المشتريات والمخزون في المستشفيات في العمل؟

تستخدم خطة مرونة المشتريات والمخزون في إحاطة الإدارة التنفيذية، ووضع قواعد المناقصات وإعادة الطلب، ومراجعة أداء الموردين.

بماذا تختلف قيادة المشتريات والمخزون في المستشفيات عن برنامج عام في سلاسل الإمداد؟

تركز قيادة المشتريات والمخزون في المستشفيات على الأدوية والأجهزة والأهمية السريرية وضبط الحرارة، بينما يركز البرنامج العام في سلاسل الإمداد على شبكات التصنيع والتجزئة.