دورة إدارة الحسابات الدائنة وضوابط دورة الشراء إلى الدفع

ملخص البرنامج

إدارة الحسابات الدائنة وضوابط دورة الشراء إلى الدفع دورة تدريبية تمتد 5 أيام موجهة إلى القيادات المالية العليا على المستوى الاستراتيجي، ويخرج منها كل مشارك بخطة لضبط الحسابات الدائنة وتحسينها في مؤسسته. فالحسابات الدائنة تمر عبرها حصة كبيرة من النقد الخارج من المؤسسة، غير أن المعالجة اليدوية للفواتير وضعف بيانات الموردين وتراخي الموافقات تعرضها للمدفوعات المكررة والاحتيال وتكاليف التأخر في السداد. ويتناول البرنامج دورة الشراء إلى الدفع كاملة، من تسجيل الموردين والمطابقة إلى الأتمتة ورأس المال العامل وتقارير الأداء. تقدم هذا البرنامج في إدارة الحسابات الدائنة مارس للتدريب المملكة المتحدة.

المبررات المؤسسية

كل فاتورة تدفع مرتين، وكل مورد وهمي، وكل خصم سداد مبكر يضيع، يمثل نقدا يصعب على المؤسسة استرداده. والحسابات الدائنة المضبوطة تحمي النقد وتدعم العلاقة مع الموردين وتسرع إقفال الحسابات. أما القيادات التي تعيد تصميم الدورة على أساس بيانات موردين سليمة وقواعد مطابقة واضحة وأتمتة مدروسة، فتخفض جهد المعالجة وتزود المدققين وإدارة الخزينة بمعلومات أدق.

• دقة المدفوعات والتعرض للاحتيال: تتحسن حين تمنع المطابقة الثلاثية وضوابط البيانات الرئيسية للموردين والفصل بين المهام المدفوعات الخاطئة والاحتيالية.
• تكلفة معالجة الفاتورة وزمن دورتها: ينخفضان حين تحل الفوترة الإلكترونية ومسارات الموافقة الآلية والمطابقة من المحاولة الأولى محل المعالجة اليدوية.
• رأس المال العامل: يتعزز حين تدار شروط السداد ودورات الدفع ومتوسط أيام سداد الدائنين بصورة مقصودة.

المبادئ والأساس المعرفي

• إطار COSO للرقابة الداخلية المتكاملة: ينظم أنشطة الرقابة والفصل بين المهام عبر دورة الشراء إلى الدفع في الجلستين 1 و3.
• المطابقة الثلاثية: توفر التحقق من أمر الشراء وإيصال الاستلام والفاتورة الذي يصمم ويضبط في الجلسة 2.
• تصنيف ACFE لمخططات الفوترة الاحتيالية: يؤطر مخططات الشركات الوهمية والموردين غير المتواطئين والمشتريات الشخصية التي تحلل في الجلسة 3.
• متوسط أيام سداد الدائنين: يرتكز عليه تحليل أثر شروط السداد في رأس المال العامل في الجلسة 4.

المشاركون المستهدفون

• القيادات المسؤولة عن سلامة مدفوعات الموردين وتكلفتها.
• المراقبون الماليون المسؤولون عن الإقفال الشهري والمستحقات ومطابقة أرصدة الموردين.
• رؤساء مراكز الخدمات المشتركة التي تعالج أحجاما كبيرة من الفواتير.
• كبار المديرين الذين يرعون مشروعات أتمتة الحسابات الدائنة أو الفوترة الإلكترونية.

يخدم البرنامج الجهات الحكومية وقطاع الطاقة والمرافق والمقاولات وتجارة التجزئة والمؤسسات الصحية.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص فجوات الرقابة ومواطن الهدر في دورة الشراء إلى الدفع.
2. سيكون المشاركون قادرين على تصميم قواعد المطابقة وحدود التفاوت ومعالجة الاستثناءات لفواتير الموردين.
3. سيكون المشاركون قادرين على بناء حوكمة للبيانات الرئيسية للموردين تمنع الموردين الوهميين والمكررين.
4. سيكون المشاركون قادرين على تقييم خيارات الفوترة الإلكترونية والأتمتة من حيث التكلفة والرقابة والجاهزية.
5. سيكون المشاركون قادرين على تبرير سياسات شروط السداد ودورات الدفع باستخدام متوسط أيام سداد الدائنين.
6. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب أولويات مؤشرات أداء الحسابات الدائنة في التقارير الإدارية.

هيكل البرنامج

اليوم 1: إدارة الحسابات الدائنة في دورة الشراء إلى الدفع

أين تنشأ التكلفة والتأخير والمخاطر بين طلب الشراء والسداد؟

• رسم خريطة عمليات دورة الشراء إلى الدفع
• نماذج تشغيل الحسابات الدائنة ومراكز الخدمات المشتركة
• أنشطة الرقابة وفق إطار COSO في مدفوعات الموردين
• تسلسل الموافقات وجدول الصلاحيات
• التشخيص الصحي للحسابات الدائنة

اليوم 2: معالجة الفواتير ومطابقتها

كيف يتحقق من الفواتير بسرعة دون سداد مبلغ خاطئ؟

• قواعد المطابقة الثنائية والمطابقة الثلاثية
• حدود التفاوت في السعر والكمية
• قوائم الاستثناءات والأسباب الجذرية لعدم التطابق
• الفواتير غير المرتبطة بأوامر شراء وضوابطها
• الإشعارات الدائنة والمدينة ومطابقة كشوف حسابات الموردين

اليوم 3: بيانات الموردين والاحتيال والمدفوعات المكررة

كيف يمنع الموردون الوهميون وتعديل الحسابات البنكية والمدفوعات المكررة؟

• تسجيل الموردين وحوكمة بياناتهم الرئيسية
• التحقق من تغيير بيانات الحسابات البنكية
• مخططات الفوترة الاحتيالية وفق تصنيف ACFE ومؤشراتها التحذيرية
• كشف المدفوعات المكررة وتدقيق الاسترداد
• الفصل بين المهام ومراجعة صلاحيات الوصول

اليوم 4: الأتمتة وشروط السداد وإقفال الفترة

كيف تغير التقنية وسياسة السداد وإجراءات الإقفال مستوى الأداء؟

• الفوترة الإلكترونية والتقاط الفواتير بالتعرف الضوئي على الحروف
• أتمتة مسارات العمل وأتمتة العمليات الروبوتية
• شروط السداد وخصومات السداد المبكر ودورات الدفع
• متوسط أيام سداد الدائنين والعلاقة مع الموردين
• مستحقات نهاية الفترة وضوابط فصل الفترات

اليوم 5: تطبيق ضوابط الحسابات الدائنة وتحسينها

كيف تجمع الضوابط والأتمتة والمؤشرات في خطة واحدة؟

• مراجعة فجوات الرقابة في عملية أحد المشاركين
• تصميم لوحة مؤشرات أداء الحسابات الدائنة
• دراسة الجدوى للأتمتة وترتيب مراحلها
• مراجعة الزملاء لخطط التحسين
• عرض خطة ضبط الحسابات الدائنة وتحسينها

المنهجية

يقوم البرنامج على ورش بيانات تستخدم ملفات نموذجية للموردين والفواتير والمدفوعات من مؤسسات حكومية وخاصة. إذ يرسم المشاركون العمليات، ويختبرون قواعد المطابقة، ويبحثون في بيانات المدفوعات عن التكرار والمؤشرات التحذيرية، ويقيسون الأثر النقدي لشروط السداد، ثم يطبقون كل أداة على إداراتهم.

• نشاط مقترح: تحليل ملف مدفوعات لكشف المعاملات المكررة والمشبوهة.
• نشاط مقترح: تحديد حدود التفاوت في المطابقة لتدفق كبير من الفواتير.
• نشاط مقترح: قياس أثر تعديل شروط السداد في رأس المال العامل.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك خطة لضبط الحسابات الدائنة وتحسينها في مؤسسته، تتضمن خريطة للعمليات بفجوات الرقابة، وقواعد المطابقة وبيانات الموردين، وضمانات منع الاحتيال، وخارطة طريق للأتمتة، وسياسة لشروط السداد، ومجموعة من مؤشرات الأداء، جاهزة للعرض على المدير المالي أو لجنة التدقيق.

الأسئلة الشائعة

هل تناسب دورة إدارة الحسابات الدائنة القيادات المالية من خارج فريق الحسابات الدائنة؟

نعم، فهي تناسب المديرين الماليين والمراقبين الماليين ورؤساء الخدمات المشتركة، وتفترض خبرة مالية عليا دون اشتراط تخصص سابق في الحسابات الدائنة.

ما الأطر التي تقوم عليها إدارة الحسابات الدائنة وضوابط دورة الشراء إلى الدفع؟

تستند إلى إطار COSO للرقابة الداخلية المتكاملة، وممارسة المطابقة الثلاثية، وتصنيف ACFE لمخططات الفوترة الاحتيالية، ومتوسط أيام سداد الدائنين مقياسا لرأس المال العامل.

كيف تستخدم خطة ضبط الحسابات الدائنة وتحسينها في العمل؟

تعود بخطة يمكن للمدير المالي أو لجنة التدقيق اعتمادها، تتضمن معالجات للرقابة وخطوات للأتمتة ومؤشرات لمتابعة التقدم.

بم تختلف إدارة الحسابات الدائنة عن برامج إدارة المشتريات؟

تركز على معالجة الفواتير ومدفوعات الموردين والضوابط ورأس المال العامل بعد إتمام الشراء، بينما تتناول برامج المشتريات التوريد والمناقصات واختيار الموردين.