دورة مديري البرامج: العقود المترابطة والمنافع وضبط التسليم

ملخص البرنامج

إدارة البرامج ذات العقود المترابطة محور دورة تدريبية تمتد أسبوع لمديري البرامج ومديري العقود ورؤساء التسليم، ويخرج منها كل مشارك بملف ضبط تسليم البرنامج لبرنامج واحد. تتعثر برامج كثيرة لأن العقود تدار واحدا بعد الآخر، بينما تعتمد المنتجات المطلوبة على بعضها. وينتقل البرنامج من الهيكل والحوكمة إلى الاعتماديات وقبول المنتجات والمنافع، ثم إلى ضبط التسليم والتأكيد، قبل جمع الأدوات في ملف واحد. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في إدارة البرامج ذات العقود المترابطة لمجموعات من منظمات مختلفة.

المبررات المؤسسية

تعتمد برامج الإنشاءات والطاقة والتقنية والخدمات العامة على موردين عدة يجب أن يصل عملهم بالترتيب الصحيح. وقد يعطل منتج متأخر من عقد واحد ثلاثة عقود أخرى، وقد تضيع منفعة وعد بها الراعي دون أن يلحظ أحد. ويحافظ مديرو البرامج الذين يضبطون الواجهات والقبول مبكرا على وضوح القرارات، ويتجنبون النزاعات المتأخرة لأن الدليل على ما اتفق عليه وقبل محفوظ في مكان واحد.

• تعطل الجدول: ينخفض حين تسجل الاعتماديات بين العقود وتراجع.
• تسرب المنافع: يقل حين تنسب كل منفعة إلى منتج وصاحب مسؤولية.
• نزاعات الموردين: تتراجع حين تتفق معايير القبول قبل التسليم.

المبادئ والأساس المعرفي

• المعيار ISO 21503: يقدم إرشادات إدارة البرامج، ويطبق في الجلستين 1 و4 على أدوار الحوكمة ومراجعات بوابات المراحل.
• إطار إدارة البرامج الناجحة (Managing Successful Programmes - MSP): يصف حوكمة البرنامج والمنافع وأصحاب المصلحة، ويطبق في الجلستين 3 و5 على المخطط وخريطة المنافع.

المشاركون المستهدفون

• مديرو البرامج المسؤولون أمام الراعي عن التسليم عبر عقود عدة.
• مديرو العقود الذين يديرون اتفاقيات الموردين المغذية لبرنامج واحد.
• رؤساء التسليم الذين ينسقون التسليم بين الموردين والفرق الداخلية.
• موظفو التأكيد والحوكمة الذين يراجعون التقدم ويرفعون التقارير إلى المجلس.

تشمل البيئات المعتادة الإنشاءات والطاقة والتقنية والخدمات العامة.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على تقييم الفرق بين البرنامج والعقود والمشاريع التي يضمها.
2. سيكون المشاركون قادرين على بناء سجل اعتماديات عبر العقود المترابطة.
3. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص ثغرات الواجهات التي تؤخر تسليم الموردين.
4. سيكون المشاركون قادرين على تصميم معايير قبول تربط المنتجات بالمنافع.
5. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب أولويات المخاطر والقضايا والتصعيد بحسب أثرها على البرنامج.
6. سيكون المشاركون قادرين على تبرير ملف ضبط التسليم أمام راعي البرنامج.

هيكل البرنامج

اليوم 1: أسس إدارة البرامج ذات العقود المترابطة

ماذا يضيف البرنامج على العقود والمشاريع التي يضمها؟

• ورقة تفويض البرنامج
• خريطة هيكل البرنامج
• سجل حصر العقود والمشاريع
• مصفوفة أدوار الحوكمة
• قائمة فحص مبادئ ISO 21503

اليوم 2: الاعتماديات بين العقود

أي الاعتماديات بين العقود والموردين قد توقف البرنامج؟

• سجل الاعتماديات
• مصفوفة واجهات العقود
• جدول تسليم الموردين
• مراجعة ارتباط المسار الحرج
• سجل أثر التغيير

اليوم 3: المنتجات والقبول والمنافع

كيف تقبل المنتجات وتنسب المنافع إليها؟

• ورقة وصف المنتج
• شبكة معايير القبول
• ملف تعريف المنفعة
• خريطة المنافع
• مراجعة مخطط MSP

اليوم 4: ضبط التسليم والتأكيد

كيف يعرف مدير البرنامج أن التسليم يسير في مساره؟

• خطة الشرائح
• سجل مخاطر البرنامج وقضاياه
• قائمة فحص مراجعة بوابة المرحلة
• خطة التأكيد
• مخطط مسار التصعيد

اليوم 5: ملف ضبط تسليم البرنامج لبرنامج واحد

هل تتكامل الأدوات السابقة في ملف واحد يعتمد عليه الراعي؟

• تطبيق مصفوفة أدوار الحوكمة من الجلسة 1
• اختبار سجل الاعتماديات من الجلسة 2
• فحص خريطة المنافع من الجلسة 3
• التدرب على مراجعة بوابة المرحلة من الجلسة 4
• إنجاز ملف ضبط تسليم البرنامج

المنهجية

يقوم البرنامج على تحليل الحالات والتمارين المنظمة من مواد جاهزة لبرنامجين، أحدهما برنامج إنشاء مستشفى بخمسة عقود موردين والآخر برنامج خدمات رقمية بأربعة عقود. تضم كل حالة مقتطفات عقود وجداول تسليم وسجلات قبول وبيانات منافع. يعمل المشاركون في مجموعات ويتحدى بعضهم سجلات بعض، ويدافعون عن ملفهم أمام زملاء يؤدون دور مجلس البرنامج.

• نشاط مقترح: تتبع منتج متأخر عبر ثلاثة عقود وتحديد المتأثرين به.
• نشاط مقترح: إعادة صياغة معيار قبول يقرؤه موردان قراءتين مختلفتين.
• نشاط مقترح: إجراء مراجعة بوابة مرحلة على حالة ينقصها الدليل.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك ملف ضبط تسليم البرنامج لبرنامج واحد. ويضم الملف مصفوفة أدوار الحوكمة وسجل اعتماديات وخريطة للقبول والمنافع وسجلا للمخاطر والقضايا وخطة للتأكيد. ويستخدم في العمل لإحاطة الراعي ووضع شروط التسليم مع الموردين والتحضير لكل بوابة مرحلة.

الأسئلة الشائعة

هل يناسب برنامج في إدارة البرامج ذات العقود المترابطة المديرين الجدد في العمل البرامجي؟

نعم، إذ تدرس إدارة البرامج ذات العقود المترابطة عبر حالات جاهزة وقوالب. ويفترض البرنامج مسؤولية عن العقود أو التسليم أو رفع التقارير إلى الراعي، دون دور سابق في إدارة البرامج.

على أي نماذج تقوم إدارة البرامج ذات العقود المترابطة؟

تقوم إدارة البرامج ذات العقود المترابطة على إرشادات المعيار ISO 21503 لإدارة البرامج وعلى إطار إدارة البرامج الناجحة (MSP)، وتطبق على مواد حالات جاهزة.

كيف يستخدم ملف إدارة البرامج ذات العقود المترابطة في العمل؟

يستخدم ملف ضبط تسليم البرنامج لإحاطة الراعي ووضع شروط التسليم والقبول مع الموردين والتحضير لمراجعة كل بوابة مرحلة.

بماذا تختلف إدارة البرامج ذات العقود المترابطة عن برنامج في إدارة مشروع واحد؟

تركز إدارة البرامج ذات العقود المترابطة على الاعتماديات والقبول والمنافع عبر عقود عدة، بينما يركز برنامج المشروع الواحد على خطة مشروع واحد وموازنته وفريقه.