دورة ضبط مخاطر العقود: سجلات المتابعة والمراجعة ومعالجة الإخلال

ملخص البرنامج

ضبط مخاطر العقود محور دورة تدريبية تمتد أسبوع لمديري العقود وقادة المشتريات ومسؤولي الامتثال، ويخرج منها كل مشارك بملف ضبط مخاطر العقود لعقد ساري واحد. تصاغ عقود كثيرة صياغة جيدة ثم تدار إدارة ضعيفة، فتضيع الواجبات وتفوت الإشعارات وتسقط سبل الانتصاف. وينتقل البرنامج من قراءة العقد بوصفه مجموعة تعرضات، إلى السجلات والمراجعات، ثم إلى معالجة الإخلال والتصعيد. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في ضبط مخاطر العقود لمجموعات من منظمات مختلفة.

المبررات المؤسسية

تحمل العقود في الإنشاءات والطاقة والصحة والخدمات العامة تعرضا طويلا بعد التوقيع. وتقع الخسائر غالبا أثناء التنفيذ، حين يمر موعد دون انتباه، أو يتراجع مورد عن المستوى المتفق عليه، أو يجرى تغيير بلا تفويض. ويمنح ضبط مخاطر العقود مالك العقد روتينا يرصد هذه الأحداث مبكرا ويستجيب لها في وقتها، مع أدلة تصمد أمام التدقيق أو النزاع.

• تكلفة النزاعات: تنخفض حين تعالج الإشعارات والسجلات وسبل الانتصاف ضمن المهل التعاقدية.
• أداء الموردين: يتحسن حين تتابع الواجبات وفق مقاييس متفق عليها وتراجع بجدول ثابت.
• التعرض للامتثال: يضيق حين يكون لكل واجب مالك وضابط وسجل.

المبادئ والأساس المعرفي

• المعيار ISO 31000 (إدارة المخاطر): يقدم عملية إدارة المخاطر، ويطبق في الجلستين 1 و3 على تحديد تعرض العقد وتقديره ومتابعته.
• المعيار ISO 37301 (نظم إدارة الامتثال): يحدد ممارسات إدارة الامتثال، ويطبق في الجلسة 2 على سجل الواجبات والضوابط والأدلة.
• تقدير الاحتمال والأثر: يرتب التعرضات على مقياس موحد، ويطبق في الجلسة 1 على خريطة مخاطر العقد.
• تحليل السبب الجذري: يتتبع الإخلال إلى مصدره، ويطبق في الجلسة 4 على اختيار المعالجة.

المشاركون المستهدفون

• مديرو العقود الذين يتولون إدارة العقود الموقعة ويسألون عن أدائها.
• قادة المشتريات الذين يشرفون على الموردين ويعتمدون التغييرات.
• مسؤولو الامتثال والشؤون القانونية الذين يلزمهم إثبات الوفاء بالواجبات.
• قادة المشاريع والبرامج الذين يعتمدون على المقاولين في التنفيذ.

تشمل البيئات المعتادة الإنشاءات والطاقة والرعاية الصحية والإدارة العامة.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على تقييم مواضع تعرض المنظمة في عقد ساري.
2. سيكون المشاركون قادرين على بناء سجل للواجبات التعاقدية بمالكين ومهل زمنية.
3. سيكون المشاركون قادرين على تصميم جدول مراجعة يدعم الامتثال التعاقدي.
4. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص مؤشرات تراجع المورد المبكرة من سجلات الأداء.
5. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب أولويات معالجة الإخلال بحسب الكلفة والوقت والعلاقة.
6. سيكون المشاركون قادرين على تبرير مسار التصعيد أمام راع تنفيذي.

هيكل البرنامج

اليوم 1: ضبط مخاطر العقود ورسم خريطة التعرض

أين يتعرض العقد المنظمة للخطر، ومن يملك كل تعرض؟

• قالب خريطة التعرض
• تقدير الاحتمال والأثر
• مراجعة عملية ISO 31000 خطوة بخطوة
• مراجعة بنود توزيع المخاطر
• بيان تقبل مخاطر العقد

اليوم 2: بناء سجل الواجبات التعاقدية

ما الواجبات الواردة في العقد، ومن يتحرك لكل منها، وفي أي موعد؟

• تصميم سجل الواجبات
• ورقة إسناد الواجبات إلى المالكين
• متتبع الإشعارات والمهل الزمنية
• مواءمة الواجبات مع ISO 37301
• تصميم سجل الأدلة

اليوم 3: المراجعة والمتابعة أثناء التنفيذ

كيف يفحص الأداء بتكرار يكفي لكشف التراجع؟

• جدول المراجعة
• بطاقة أداء الموردين
• مجموعة مؤشرات الإنذار المبكر
• خطة عينات فحص الامتثال
• سجل ضبط أوامر التغيير

اليوم 4: سبل الانتصاف والتصعيد والاسترداد

ما الإجراء الذي يلي ظهور إخلال أو حدث خسارة؟

• قالب إشعار الإخلال
• مصفوفة خيارات الانتصاف
• سلم التصعيد
• ورقة تحليل السبب الجذري
• مذكرة التسوية والاسترداد

اليوم 5: ملف ضبط مخاطر العقود لعقد ساري واحد

هل تتكامل الأدوات السابقة في ملف واحد يستطيع المالك تشغيله؟

• تطبيق قالب خريطة التعرض من الجلسة 1
• اختبار تصميم سجل الواجبات من الجلسة 2
• فحص جدول المراجعة من الجلسة 3
• تدريب على سلم التصعيد من الجلسة 4
• إنجاز ملف ضبط مخاطر العقود

المنهجية

يقوم البرنامج على تمارين منظمة من مواد حالات جاهزة لعقدين، أحدهما عقد خدمات مرافق والآخر عقد توريد معدات، في كل منهما بنود وتقارير تقدم ومراسلات وإشعارات. يعمل المشاركون في مجموعات ويتحدى بعضهم تقديرات بعض، ويدافعون عن ملفهم أمام زملاء يؤدون دور الراعي.

• نشاط مقترح: استخراج الإشعار الذي فات موعده من مجموعة خطابات مشروع وتقدير أثره.
• نشاط مقترح: إعادة بناء بطاقة أداء مورد كانت تخفي تراجعا بطيئا.
• نشاط مقترح: التدرب على حوار مع مورد بشأن إخلال بالعقد.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك ملف ضبط مخاطر العقود لعقد ساري واحد. ويضم الملف خريطة تعرض وسجلا للواجبات وجدول مراجعة ومصفوفة انتصاف وسلما للتصعيد. ويستخدم في العمل لإحاطة الراعي وإدارة المراجعات الشهرية وبيان آلية متابعة الواجبات للمدققين.

الأسئلة الشائعة

هل يناسب برنامج في ضبط مخاطر العقود المديرين الجدد على إدارة العقود؟

نعم، إذ يدرس ضبط مخاطر العقود عبر حالات جاهزة وقوالب. ويفترض البرنامج أنك تتولى عقدا موقعا واحدا على الأقل، دون حاجة إلى تدريب سابق في المخاطر.

على أي معايير يقوم ضبط مخاطر العقود؟

يقوم ضبط مخاطر العقود على المعيار ISO 31000 لعملية المخاطر والمعيار ISO 37301 لممارسات الامتثال، ويدعمهما تقدير الاحتمال والأثر وتحليل السبب الجذري.

كيف يستخدم الملف الناتج عن ضبط مخاطر العقود في العمل؟

تستخدم ملف ضبط مخاطر العقود لإحاطة الراعي وإجراء مراجعات منتظمة وتعيين مالكي الواجبات وعرض الأدلة على المدققين.

بماذا يختلف ضبط مخاطر العقود عن برنامج في صياغة العقود؟

يركز ضبط مخاطر العقود على إدارة العقد الموقع وحمايته، بينما يركز برنامج الصياغة على كتابة الشروط قبل التوقيع.