دورة تدقيق التكاليف وتصميم أنظمة الرقابة الداخلية لقادة الشؤون المالية

ملخص البرنامج

تدقيق التكاليف وتصميم أنظمة الرقابة الداخلية محور دورة تدريبية تمتد أسبوع لقادة الشؤون المالية والمحاسبة الصناعية والعمليات، ويخرج منها كل مشارك بملف تدقيق تكاليف وأنظمة رقابة لمجال تكلفة واحد. تقوم قرارات التسعير والموازنات ومدفوعات الموردين على سجلات التكاليف، ومع ذلك تقبل هذه السجلات غالبا دون فحص مستقل وتحميها ضوابط لم يختبرها أحد. ويعرض البرنامج كيفية تتبع سجلات التكاليف إلى أدلتها واختبار الانحرافات وتصميم ضوابط حول بيانات التكلفة ورفع النتائج إلى الإدارة التنفيذية. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في تدقيق التكاليف وتصميم أنظمة الرقابة الداخلية لمجموعات من منظمات مختلفة.

المبررات المؤسسية

تغذي بيانات التكلفة قرارات التسعير والموازنة والمدفوعات، فتنتقل الأخطاء والتلاعب إلى الهوامش والسيولة. أما القادة الذين يتحققون من سجلات التكاليف بالأدلة ويضعون ضوابط مختبرة حول عملياتها فيكتشفون التسرب مبكرا ويقل وقتهم في النزاعات.

• الانحرافات غير المفسرة في التكلفة: تنخفض حين تتبع الانحرافات إلى أسبابها وأدلتها بدل قبولها كما وردت.
• أخطاء الدفع والتسرب: تنخفض حين تصمم الضوابط عند نقاط الاعتماد والتسجيل وتختبر.
• إعادة العمل في تقارير التكلفة: تنخفض حين يحدد ملاك السجلات ونقاط المراجعة قبل إقفال الفترة.

المبادئ والأساس المعرفي

• COSO Internal Control - Integrated Framework (الإطار المتكامل للرقابة الداخلية): تنظم مكوناته الخمسة، وهي بيئة الرقابة وتقييم المخاطر وأنشطة الرقابة والمعلومات والاتصال والمتابعة، تصميم الضوابط في الجلستين 3 و4.
• العينات المبنية على المخاطر: تختار الجلسة 2 سجلات التكلفة للاختبار بحسب القيمة والمخاطر لا بحسب السهولة.
• الفصل بين المهام: تطبق الجلسة 3 الفصل بين الاعتماد والتسجيل والحيازة على عمليات التكلفة.
• تحليل الانحرافات: تفصل الجلسة 2 أثر السعر والكمية والمزيج لتحديد مصدر فرق التكلفة.

المشاركون المستهدفون

• قادة المالية الذين يعتمدون على تقارير التكلفة في التسعير وقرارات الموازنة.
• مديرو محاسبة التكاليف الذين يحتفظون بالتكاليف المعيارية وسجلات التكلفة.
• قادة العمليات والمشتريات الذين تولد أنشطتهم المعاملات التي تقوم عليها بيانات التكلفة.
• مديرو التأكيد الداخلي الذين يخططون لمراجعة مجالات التكلفة.
• مديرو الحوكمة الذين يرفعون تقارير عن موثوقية معلومات التكلفة.

يأتي المشاركون عادة من قطاعات الصناعة والإنشاءات والمرافق والإدارة العامة.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على بناء نطاق مرتب بالمخاطر لمراجعة مجال تكلفة واحد.
2. سيكون المشاركون قادرين على تقييم سجلات التكلفة قياسا إلى أدلة الشراء والإنتاج والدفع.
3. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص أسباب انحرافات السعر والكمية والمزيج.
4. سيكون المشاركون قادرين على تصميم ضوابط لنقاط الاعتماد والتسجيل والحيازة في عمليات التكلفة.
5. سيكون المشاركون قادرين على تبرير الاختبارات التي تبين هل يعمل الضابط كما صمم.
6. سيكون المشاركون قادرين على بناء تقرير تنفيذي يرتب النتائج ويحدد المسؤولين عنها.

هيكل البرنامج

اليوم 1: مجالات التكلفة والمخاطر ونطاق المراجعة

أي مجالات التكلفة أعلى مخاطرة بالخطأ، وماذا ينبغي أن تغطي المراجعة؟

• خريطة تدفق التكاليف
• سجل مخاطر التكلفة
• بيان نطاق المراجعة
• حصر مصادر الأدلة
• شبكة مجالات التكلفة مرتبة بالمخاطر

اليوم 2: التحقق من سجلات التكاليف والانحرافات

كيف تتبع سجلات التكاليف إلى أدلتها والانحرافات إلى أسبابها؟

• ورقة اختيار العينة المبنية على المخاطر
• جدول تتبع الشراء حتى الدفع
• مطابقة تكلفة الإنتاج
• تفصيل انحراف السعر والكمية والمزيج
• سجل الاستثناءات

اليوم 3: تصميم الضوابط

أين تحتاج عمليات التكلفة إلى ضوابط، ومن ينبغي أن يملكها؟

• مصفوفة نقاط الاعتماد
• شبكة الفصل بين المهام
• ورقة ربط المكونات بإطار COSO
• نموذج وصف الضابط
• سجل ملكية السجلات

اليوم 4: اختبار الضوابط ورفع التقارير

كيف يثبت أن الضوابط تعمل، وكيف تبلغ نقاط الضعف؟

• خطة اختبار التصميم والتشغيل
• ورقة عمل أدلة الاختبار
• مقياس شدة نقاط الضعف
• تصميم تقرير النتائج التنفيذي
• متتبع الإجراءات التصحيحية

اليوم 5: تطبيق الأدوات على مجال تكلفة واحد

هل تعمل أدوات النطاق والتحقق والضوابط والتقارير معا في مجال تكلفة واحد؟

• تطبيق شبكة مجالات التكلفة المرتبة بالمخاطر من الجلسة 1
• اختبار سجل الاستثناءات من الجلسة 2
• ضبط مصفوفة نقاط الاعتماد من الجلسة 3
• فحص متتبع الإجراءات التصحيحية من الجلسة 4
• إنجاز ملف التحقق من التكاليف والضوابط

المنهجية

يقوم البرنامج على التدقيق الميداني التطبيقي، باستخدام أوامر شراء وفواتير وسجلات إنتاج ودفاتر تكاليف مجهولة المصدر. يعمل المشاركون في فرق مختلطة من المالية والعمليات على مجال تكلفة مشترك واحد، ويناقش كل فريق عينات غيره وضوابطه، ويتلقون ملاحظات مكتوبة من الميسرين بعد كل تمرين.

• نشاط مقترح: تتبع عينة من قيود التكلفة إلى أوامر الشراء والاستلام والدفع.
• نشاط مقترح: تفكيك انحراف تكلفة إلى أثر السعر والكمية والمزيج.
• نشاط مقترح: إعادة تصميم خطوة اعتماد حتى لا يستطيع شخص واحد الاعتماد والتسجيل معا.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك ملف تحقق من التكاليف وضوابطها لمجال تكلفة واحد. ويضم نطاقا مرتبا بالمخاطر وسجلا بالقيود المختبرة والاستثناءات وتفصيلا للانحرافات وتصميما للضوابط مع ملاكها وخطة اختبار وتقرير نتائج. ويستخدم الملف في العمل لإحاطة التنفيذيين وبدء دورة المراجعة الأولى.

الأسئلة الشائعة

هل يناسب تدقيق التكاليف وتصميم أنظمة الرقابة الداخلية القادة الذين ليسوا مدققين؟

نعم، فتدقيق التكاليف وتصميم أنظمة الرقابة الداخلية يدرسان بالحالات والنماذج الجاهزة، ويفترض خبرة في المالية أو التكاليف أو العمليات دون مؤهل في التدقيق.

على أي إطار يقوم تدقيق التكاليف وتصميم أنظمة الرقابة الداخلية؟

يقوم تدقيق التكاليف وتصميم أنظمة الرقابة الداخلية على COSO Internal Control - Integrated Framework، إلى جانب العينات المبنية على المخاطر والفصل بين المهام وتحليل الانحرافات.

كيف يستخدم الملف الناتج عن تدقيق التكاليف وتصميم أنظمة الرقابة الداخلية في العمل؟

يستخدم ملف التحقق من التكاليف وضوابطها لإحاطة التنفيذيين وتحديد ملاك الضوابط وبدء دورة المراجعة الأولى لمجال تكلفة.

بماذا يختلف تدقيق التكاليف وتصميم أنظمة الرقابة الداخلية عن تدريب محاسبة التكاليف؟

يعنى تدقيق التكاليف وتصميم أنظمة الرقابة الداخلية باختبار التكاليف المسجلة والضوابط المحيطة بها، بينما يعنى تدريب محاسبة التكاليف ببناء طرق التكلفة وتقاريرها.