دورة ISO 19011 في تدقيق أنظمة الإدارة: التخطيط والأدلة وإعداد التقارير للمدققين الداخليين

ملخص البرنامج

ISO 19011 في تدقيق أنظمة الإدارة محور دورة تدريبية تمتد أسبوع للمدققين الداخليين وقادة فرق التدقيق ومالكي برامج التدقيق، ويخرج منها كل مشارك بخطة تدقيق وتقرير لنظام إدارة واحد. تكرر كثير من عمليات التدقيق الداخلي قائمة الفحص نفسها، وتجمع أدلة ضعيفة، وتنتج نتائج ينازع فيها المديرون. ويبني البرنامج منهجا قائما على المخاطر لتخطيط التدقيق وجمع الأدلة ووزنها والوصول إلى استنتاجات تصمد، يطبق على نظام إدارة يختاره المشارك. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في ISO 19011 لمجموعات من منظمات مختلفة.

المبررات المؤسسية

لا تتحسن أنظمة الإدارة إلا حين يبين التدقيق أين تنحرف الممارسة عن النظام ولماذا. وحين يعمل المدققون بقوائم فحص ثابتة تبقى المخاطر دون اختبار، وتعطي المقابلات آراء لا أدلة، وتعالج الإجراءات التصحيحية الأعراض. أما المدققون الذين يخططون من المخاطر ويختبرون الأدلة ويكتبون استنتاجات واضحة فيقدمون للقيادة صورة صادقة عن عمل النظام وعن موضع البدء بالإجراء.

• قيمة التدقيق: ترتفع حين تستهدف الخطط العمليات الأعلى خطرا بدل تكرار قوائم الفحص.
• نزاعات النتائج: تنخفض حين تستند كل نتيجة إلى أدلة اطلع عليها الجهة الخاضعة للتدقيق.
• جودة الإجراءات التصحيحية: تتحسن حين ترد النتائج إلى أسبابها لا إلى أعراضها.

المبادئ والأساس المعرفي

• ISO 19011 (إرشادات تدقيق أنظمة الإدارة): تشكل إرشاداتها مبادئ التدقيق والبرنامج والعملية المعالجة في الجلسات من 1 إلى 4.
• النهج القائم على المخاطر: يؤطر إرشاد التدقيق القائم على المخاطر خيارات التخطيط والنطاق في الجلسة 2.

المشاركون المستهدفون

• مدققون داخليون يخططون لتدقيق أنظمة الإدارة وينفذونه.
• قادة فرق تدقيق يوجهون الفرق ويعتمدون الاستنتاجات.
• مالكو برامج تدقيق يجدولون المهام ويديرون كفاءة المدققين.
• موظفو الجودة والسلامة والبيئة الذين يدققون الموردين أو المواقع الأخرى.
• مديرو الامتثال الذين يرفعون نتائج التدقيق إلى الإدارة العليا.

يأتي المشاركون عادة من قطاعات التصنيع والطاقة والرعاية الصحية والجهات العامة.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على بناء برنامج تدقيق يحدد الأهداف والنطاق وجدولا قائما على المخاطر.
2. سيكون المشاركون قادرين على تصميم خطة تدقيق بمعايير وعينات ونهج للمقابلات.
3. سيكون المشاركون قادرين على تقدير أدلة التدقيق من حيث الصلة والكفاية والموثوقية.
4. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص حالات عدم المطابقة وردها إلى أسبابها.
5. سيكون المشاركون قادرين على تبرير استنتاجات التدقيق أمام الجهة المدققة والإدارة العليا.
6. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب أولويات إجراءات المتابعة والتحقق من فاعليتها.

هيكل البرنامج

اليوم 1: مبادئ التدقيق وبرنامجه وفق ISO 19011

ما الذي يجب أن يقرره برنامج التدقيق قبل أن يبدأ أي تدقيق؟

• مراجعة مبادئ التدقيق
• بيان أهداف البرنامج
• جدول التدقيق القائم على المخاطر
• مصفوفة كفاءة المدققين
• سجل وثائق البرنامج

اليوم 2: تخطيط التدقيق

كيف يحدد النطاق والمعايير والعينات ليختبر التدقيق ما يهم؟

• ورقة نطاق التدقيق ومعاييره
• فرز مخاطر العمليات
• خطة أخذ العينات
• تكليف فريق التدقيق
• جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي

اليوم 3: جمع الأدلة ووزنها

هل يكفي ما رآه المدقق وسمعه وقرأه لدعم النتيجة؟

• مجموعة أسئلة المقابلة
• مراجعة الوثائق والسجلات
• نموذج ملاحظات المعاينة
• اختبار موثوقية الأدلة
• التحقق من مصادر المعلومات

اليوم 4: النتائج والاستنتاجات والتقارير

كيف تتحول نتائج التدقيق إلى استنتاجات يقبلها المديرون؟

• بيان عدم المطابقة
• ورقة تحليل الأسباب
• دليل صياغة الاستنتاجات
• خطة الاجتماع الختامي
• نموذج تقرير التدقيق

اليوم 5: تطبيق الأدوات على نظام إدارة واحد

هل ينتج البرنامج والخطة وأدوات الأدلة تقريرا واحدا يصمد؟

• تطبيق جدول التدقيق القائم على المخاطر من الجلسة 1
• استخدام ورقة نطاق التدقيق ومعاييره من الجلسة 2
• تنفيذ اختبار موثوقية الأدلة من الجلسة 3
• فحص دليل صياغة الاستنتاجات من الجلسة 4
• إنجاز خطة التدقيق وتقريره

المنهجية

يقوم البرنامج على تمرين منظم مستند إلى إجراءات وسجلات وملاحظات مقابلات ومسودات تقارير تدقيق مجهولة المصدر من جهات تصنيع وطاقة وعامة. يعمل المشاركون في فرق تدقيق على حالة مشتركة، ويمثلون أدوار الاجتماعات الافتتاحية والمقابلات، ويتلقون ملاحظات مكتوبة من الميسرين على كل مجموعة تمارين.

• نشاط مقترح: إعداد جدول قائم على المخاطر لست عمليات.
• نشاط مقترح: مقابلة صاحب عملية يؤدي دوره أحد المشاركين واختبار إجاباته.
• نشاط مقترح: إعادة كتابة بيان ضعيف لعدم المطابقة انطلاقا من الأدلة.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك خطة تدقيق وتقريرا لنظام إدارة واحد. ويضم النطاق والمعايير وخطة العينات وسجل الأدلة وبيانات عدم المطابقة مع أسبابها والاستنتاج. وتستخدم الحزمة في العمل نموذجا لعملية التدقيق الداخلي التالية ومرجعا عند تدريب المدققين الجدد في الفريق.

الأسئلة الشائعة

هل يناسب ISO 19011 المدققين الجدد في تدقيق أنظمة الإدارة؟

نعم، فالتدريب على ISO 19011 ينطلق من مبادئ التدقيق ويبني مهارات التخطيط والأدلة خطوة بعد خطوة، ويفترض معرفة بنظام الإدارة دون خبرة تدقيق سابقة.

على أي معيار يقوم التدريب على تدقيق ISO 19011؟

يقوم التدريب على تدقيق ISO 19011 على ISO 19011 نفسه، وهو الإرشادات الدولية لتدقيق أنظمة الإدارة، ويطبق مع نهج قائم على المخاطر في التخطيط.

كيف تستخدم حزمة التدقيق الناتجة عن التدريب على ISO 19011 في العمل؟

تستخدم خطة التدقيق وتقريره نموذجا لعملية التدقيق الداخلي التالية وإحاطة للإدارة العليا ومرجعا عند تدريب المدققين الجدد.

بماذا يختلف التدريب على تدقيق ISO 19011 عن برنامج مدقق رئيس لمعيار واحد؟

يغطي التدريب على تدقيق ISO 19011 منهج التدقيق المشترك بين أنظمة الإدارة، بينما يتمحور برنامج المدقق الرئيس لمعيار واحد حول متطلبات ذلك المعيار.