دورة الرئيس التنفيذي للاستراتيجية: إدارة مكتب الاستراتيجية وخيارات المحفظة والتقارير لمجلس الإدارة

ملخص البرنامج

الرئيس التنفيذي للاستراتيجية محور دورة تدريبية تمتد أسبوع لرؤساء الاستراتيجية ومديريها ومديري مكاتب الاستراتيجية، ويخرج منها كل مشارك بخطة تشغيل لمكتب الاستراتيجية في منظمة واحدة. كثيرا ما يطلب من فرق الاستراتيجية أن تقدم المشورة وتخطط وتتابع وترفع التقارير في آن واحد دون تصميم مستقر للمكتب. ويبني البرنامج منهجا لتأسيس المكتب وتشكيل المحفظة وتشغيل تقويم التخطيط ومتابعة المبادرات والتقرير لمجلس الإدارة، يطبق على منظمة المشارك نفسها. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في دور الرئيس التنفيذي للاستراتيجية لمجموعات من منظمات مختلفة.

المبررات المؤسسية

حين لا يملك أحد دورة التخطيط والمحفظة، تصل أوراق الاستراتيجية متأخرة، وتتنافس المشاريع على الأشخاص أنفسهم، وتتلقى المجالس تقارير لا تقارن من ربع إلى آخر. أما المكتب المعرف بوضوح فيمنح الرئيس التنفيذي رؤية واحدة للخيارات والطاقة والنتائج.

• سرعة القرار: ترتفع حين تصل الخيارات إلى الفريق التنفيذي بصيغة موحدة مع البدائل والمفاضلات.
• تداخل المبادرات: ينخفض حين تكشف رؤية المحفظة الواحدة المشاريع المكررة وحدود الطاقة المشتركة.
• ثقة المجلس: ترتفع حين تتبع التقارير بنية ثابتة تبين التقدم نحو النتائج المعلنة.

المبادئ والأساس المعرفي

• مفهوم مكتب الإدارة الاستراتيجية (Office of Strategy Management): يربط صياغة الاستراتيجية بالتخطيط والتنفيذ، وتستند إليه الجلستان 1 و3 في تصميم المكتب وتقويمه.
• بطاقة الأداء المتوازن (Balanced Scorecard): تطبق الجلسة 4 هذا الإطار لربط المبادرات بالمقاييس التي يراجعها المجلس.
• التفكير بمنطق المحفظة الاستراتيجية: تعامل الجلسة 2 الخيارات الاستراتيجية كمحفظة تصنف وتعاد موازنتها لا كقائمة مشاريع منفصلة.

المشاركون المستهدفون

• قادة الاستراتيجية الذين يقدمون المشورة للرئيس التنفيذي بشأن الاتجاه.
• رؤساء الاستراتيجية الذين يديرون دورة التخطيط ويملكون تقويم الاستراتيجية.
• مديرو مكاتب الاستراتيجية الذين يصممون المكتب وقواعد عمله.
• قادة التحول الذين يتابعون المبادرات في ضوء النتائج الاستراتيجية.
• مخططو المنظمة الذين يعدون أوراق المجلس عن الاستراتيجية.

يأتي المشاركون عادة من قطاعات المصارف والطاقة والجهات الحكومية والمجموعات الكبيرة متعددة الأنشطة.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على بناء تصميم تشغيلي لمكتب الاستراتيجية يحدد تفويضه وخدماته وحدوده.
2. سيكون المشاركون قادرين على تقدير مجموعة من الخيارات الاستراتيجية وترتيبها في محفظة وفق معايير معلنة.
3. سيكون المشاركون قادرين على تصميم تقويم تخطيط يربط وضع الاستراتيجية بالموازنة ومواعيد المراجعة.
4. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص المبادرات المتعثرة من بيانات التقدم والاعتماديات.
5. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب أولويات المقاييس في تقرير المجلس وتبرير ما استبعد منها.
6. سيكون المشاركون قادرين على تبرير مشورة الاستراتيجية أمام الرئيس التنفيذي بالأدلة والبدائل والمخاطر.

هيكل البرنامج

اليوم 1: دور الرئيس التنفيذي للاستراتيجية وتصميم مكتب الاستراتيجية

ما الذي يملكه الرئيس التنفيذي للاستراتيجية، وكيف يبنى المكتب ليؤدي ذلك؟

• بيان تفويض الدور
• كتالوج خدمات مكتب الاستراتيجية
• مصفوفة صلاحيات القرار
• خريطة أصحاب المصلحة في الفريق التنفيذي
• نموذج التشغيل للمكتب

اليوم 2: خيارات المحفظة

كيف تقارن الرهانات الاستراتيجية وتصنف وتعاد موازنتها؟

• سجل الخيارات الاستراتيجية
• معايير ترتيب المحفظة
• فحص توازن المحفظة
• تراكب الطاقة المتاحة من الموارد
• قواعد قرار الإيقاف والبدء

اليوم 3: تقويم التخطيط

كيف يتسع العام الواحد لوضع الاستراتيجية والموازنة والمراجعة؟

• تقويم التخطيط السنوي
• قائمة محفزات تحديث الاستراتيجية
• نقاط مواءمة الموازنة
• تصميم الاجتماع التنفيذي خارج المقر
• قالب ورقة التخطيط

اليوم 4: متابعة المبادرات والتقرير للمجلس

كيف يقاس التقدم، وماذا يحتاج المجلس إلى رؤيته؟

• صحيفة ميثاق المبادرة
• خريطة الاعتماديات
• متتبع المراحل والنتائج
• صيغة تقرير الاستراتيجية للمجلس
• مؤشرات الإنذار المبكر

اليوم 5: تطبيق الأدوات على مكتب استراتيجية واحد

هل تشكل أدوات التصميم والمحفظة والتقويم والتقارير خطة عمل واحدة؟

• تطبيق مصفوفة صلاحيات القرار من الجلسة 1
• استخدام معايير ترتيب المحفظة من الجلسة 2
• فحص تقويم التخطيط السنوي من الجلسة 3
• تنفيذ صيغة تقرير الاستراتيجية للمجلس من الجلسة 4
• إنجاز خطة تشغيل مكتب الاستراتيجية

المنهجية

يقوم البرنامج على تمرين منظم مستند إلى تقاويم تخطيط وسجلات مبادرات وحزم مجالس إدارة مجهولة المصدر من جهات مصرفية وطاقة وعامة. يعمل المشاركون في فرق صغيرة على حالة مشتركة، ويناقش بعضهم ترتيب الخيارات عند بعض، ويتلقون ملاحظات مكتوبة من الميسرين.

• نشاط مقترح: ترتيب عشرة خيارات استراتيجية وفق معايير متفق عليها والدفاع عن خط القطع.
• نشاط مقترح: إعادة بناء تقويم تخطيط متأخر حول موعد ثابت للمجلس.
• نشاط مقترح: إعادة كتابة تحديث طويل للتقدم في تقرير من صفحة واحدة للمجلس.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك خطة تشغيل لمكتب الاستراتيجية في منظمة واحدة، تضم تفويض الدور ومصفوفة صلاحيات القرار ومحفظة مرتبة وتقويم تخطيط سنويا وصيغة لتقرير المجلس. وتستخدم الخطة في العمل للاتفاق على تفويض المكتب وإطلاق أول دورة تخطيط.

الأسئلة الشائعة

هل تناسب دورة الرئيس التنفيذي للاستراتيجية قادة الاستراتيجية المعينين حديثا؟

نعم، فدورة الرئيس التنفيذي للاستراتيجية تفترض اطلاعا أوليا على التخطيط وتبني أساليب تصميم المكتب والمحفظة والتقارير خطوة بعد خطوة.

على أي نماذج تقوم دورة الرئيس التنفيذي للاستراتيجية؟

تقوم دورة الرئيس التنفيذي للاستراتيجية على مفهوم مكتب الإدارة الاستراتيجية وبطاقة الأداء المتوازن والتفكير بمنطق المحفظة في الخيارات الاستراتيجية.

كيف تستخدم الخطة الناتجة عن دورة الرئيس التنفيذي للاستراتيجية في العمل؟

تستخدم خطة التشغيل للاتفاق مع الرئيس التنفيذي على تفويض المكتب وإطلاق أول دورة تخطيط وبناء تقارير المجلس.

بماذا تختلف دورة الرئيس التنفيذي للاستراتيجية عن دورة عامة في التخطيط الاستراتيجي؟

تعنى دورة الرئيس التنفيذي للاستراتيجية بالدور والمكتب الذي يدير التخطيط والمحفظة والتقارير، بينما تعلم الدورة العامة في التخطيط الاستراتيجي كيفية كتابة الاستراتيجية.