دورة تدقيق عمليات الموارد البشرية: التوظيف ومدخلات الرواتب وملفات الموظفين

ملخص البرنامج

تدقيق عمليات الموارد البشرية محور دورة تدريبية تمتد أسبوع لقادة التدقيق الداخلي ومديري الموارد البشرية والمراقبين الماليين، ويخرج منها كل مشارك بملف تدقيق لعملية واحدة تتصل بالموظفين. تحمل عمليات القوى العاملة كلفة وتعرضا عاليين، ومع ذلك تقف المراجعات غالبا عند وثائق السياسات بينما تبقى اعتمادات التوظيف وتغييرات الرواتب وسجلات الموظفين دون اختبار. ويبني البرنامج منهجا متكررا لتخطيط التدقيق في التوظيف ومدخلات الرواتب وسجلات الموظفين واختباره والتقرير عنه، يطبق على عملية يختارها المشارك. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في تدقيق عمليات الموارد البشرية لمجموعات من منظمات مختلفة.

المبررات المؤسسية

يبين تدقيق عمليات الموارد البشرية للإدارة العليا ما إذا كانت قرارات الموظفين معتمدة ودقيقة وموثقة. وحين يكون الاختبار ضعيفا، تبقى حالات الموظفين الوهميين وتغييرات الرواتب غير المعتمدة والتعيينات خارج السياسة دون اكتشاف حتى يثيرها نزاع أو جهة رقابية. أما الفرق التي تختبر مسار المعاملات لا نص السياسة فتقدم لمجالس الإدارة نتائج يمكن البناء عليها.

• تغييرات الرواتب غير المعتمدة: تنخفض حين تربط فحوص مدخلات الرواتب كل تغيير باعتماد.
• استثناءات التعيين: تنخفض حين تقارن اختبارات تدقيق التوظيف العروض بالشواغر المعتمدة.
• فجوات السجلات: تنخفض حين يكشف اختبار ملفات الموظفين الوثائق الناقصة أو القديمة.

المبادئ والأساس المعرفي

• ISO 19011 (إرشادات تدقيق أنظمة الإدارة): يشكل إرشادها في التدقيق عمل التخطيط والأدلة في الجلستين 1 و2.
• ISO 30414 (إرشادات التقرير عن رأس المال البشري): يدعم المقاييس التي تراجع في الجلسة 4.

المشاركون المستهدفون

• قادة التدقيق الداخلي الذين يخططون لمراجعة العمليات المتصلة بالموظفين.
• مديرو الموارد البشرية الذين يملكون عمليات التوظيف والرواتب والسجلات.
• المراقبون الماليون الذين يعتمدون على بيانات الرواتب.
• مديرو الامتثال الذين يجيبون أمام جهات تنظيم العمل.
• رؤساء الوظائف الذين يريدون تأكيدا على قرارات التوظيف.

يأتي المشاركون عادة من قطاعات المصارف والطاقة والجهات العامة والرعاية الصحية.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على بناء خطة تدقيق الموارد البشرية من المخاطر المتصلة بالموظفين.
2. سيكون المشاركون قادرين على تصميم اختبارات تدقيق التوظيف التي تقارن العروض بالشواغر المعتمدة.
3. سيكون المشاركون قادرين على تطبيق فحوص مدخلات الرواتب على المنضمين والمغادرين وتغييرات الأجور.
4. سيكون المشاركون قادرين على تقدير نتائج اختبار ملفات الموظفين من حيث الاكتمال والحداثة.
5. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص ضعف الاعتمادات وفصل المهام في العمليات المتصلة بالموظفين.
6. سيكون المشاركون قادرين على تبرير النتائج وتصنيفاتها أمام مراجعين من الموارد البشرية والإدارة التنفيذية.

هيكل البرنامج

اليوم 1: أسس تدقيق عمليات الموارد البشرية

ما الذي يغطيه التدقيق، وأين تقع المخاطر المتصلة بالموظفين؟

• خريطة عمليات الموارد البشرية
• سجل المخاطر والضوابط
• بيان نطاق التدقيق
• بروتوكول الوصول إلى البيانات
• خطة تدقيق الموارد البشرية

اليوم 2: التوظيف والتهيئة الوظيفية

هل التعيينات معتمدة وعادلة وموثقة من الشاغر حتى اليوم الأول؟

• اختبار اعتماد الشواغر
• قائمة فحص أدلة الاختيار
• مقارنة العروض بالعقود
• مراجعة الفحص قبل التوظيف
• ورقة اكتمال التهيئة الوظيفية

اليوم 3: مدخلات الرواتب

هل يصل المنضمون والمغادرون وتغييرات الأجور إلى الرواتب بصورة صحيحة وباعتماد؟

• فحوص مدخلات الرواتب
• مطابقة المنضمين والمغادرين
• اختبار البدلات والعمل الإضافي
• تحليل الموظفين الوهميين
• مصفوفة فصل المهام

اليوم 4: سجلات الموظفين والتقارير

هل سجلات الموظفين مكتملة وحديثة ومحمية، وماذا تظهر المقاييس؟

• اختبار ملفات الموظفين
• مراجعة سجلات الإجازات والغياب
• فحص حماية البيانات
• مراجعة مقاييس القوى العاملة
• دليل تصنيف النتائج

اليوم 5: تطبيق الأدوات على عملية واحدة تتصل بالموظفين

هل تسند أدوات التخطيط والاختبار والتقارير ملف تدقيق متكاملا واحدا؟

• تطبيق خطة تدقيق الموارد البشرية من الجلسة 1
• استخدام اختبار اعتماد الشواغر من الجلسة 2
• تنفيذ فحوص مدخلات الرواتب من الجلسة 3
• فحص دليل تصنيف النتائج من الجلسة 4
• إنجاز ملف التدقيق

المنهجية

يقوم البرنامج على تمرين منظم مستند إلى ملفات شواغر وسجلات تغيير رواتب وسجلات موظفين ومسودات تقارير مجهولة المصدر من جهات مصرفية وطاقة وعامة. يعمل المشاركون في فرق تدقيق على حالة مشتركة، ويراجع بعضهم اختبارات بعض، ويتلقون ملاحظات مكتوبة من الميسرين على كل مجموعة تمارين.

• نشاط مقترح: مطابقة قائمة المغادرين بالمدفوعات النهائية.
• نشاط مقترح: اختبار عينة من العروض مقابل الشواغر المعتمدة.
• نشاط مقترح: تصنيف نتائج مراجعة ملفات الموظفين.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك ملف تدقيق لعملية واحدة تتصل بالموظفين. ويضم خريطة للعملية وخطة تدقيق وبيانات الاختبارات ونتائج مصنفة ومسودة تقرير. ويستخدم الملف في العمل لإحاطة لجنة التدقيق وتوجيه الموارد البشرية في الإجراءات التصحيحية وتخطيط دورة المراجعة التالية.

الأسئلة الشائعة

هل يناسب تدقيق عمليات الموارد البشرية المدققين الذين لا يملكون خبرة في الموارد البشرية؟

نعم، فتدقيق عمليات الموارد البشرية ينطلق من خرائط العمليات ويبني مهارات الاختبار خطوة بعد خطوة على ملفات نموذجية، ولا يتطلب خلفية في الموارد البشرية.

على أي معايير يقوم تدقيق عمليات الموارد البشرية؟

يقوم تدقيق عمليات الموارد البشرية على ISO 19011 لمنهج التدقيق وISO 30414 لمقاييس رأس المال البشري.

كيف يستخدم الملف الناتج عن تدقيق عمليات الموارد البشرية في العمل؟

يستخدم ملف التدقيق لإحاطة لجنة التدقيق وتوجيه الموارد البشرية في الإجراءات التصحيحية وتخطيط دورة المراجعة التالية.

بماذا يختلف تدقيق عمليات الموارد البشرية عن تدقيق الرواتب؟

يغطي تدقيق عمليات الموارد البشرية التوظيف ومدخلات الرواتب وسجلات الموظفين معا، بينما يقتصر تدقيق الرواتب على احتساب الأجور وصرفها.