دورة الاتصال المؤسسي في شركات النفط والغاز: السمعة وتخطيط الرسائل وبيانات الحوادث

ملخص البرنامج

الاتصال المؤسسي في شركات النفط والغاز محور دورة تدريبية تمتد أسبوع لقادة الاتصال والشؤون المؤسسية والعلاقات الخارجية، ويخرج منها كل مشارك بخطة للشؤون المؤسسية لشركة واحدة. تواجه شركات الطاقة تدقيقا من الجهات التنظيمية والمجتمعات والمستثمرين والإعلام، بينما تكتب الرسائل في أحيان كثيرة فرق منفصلة فتصل إلى الجمهور متعارضة. ويربط البرنامج بين رسم خريطة أصحاب المصلحة وتخطيط الرسائل والتفاعل وبيانات الحوادث، ويطبق كل أداة على مؤسسة المشارك نفسه. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في الاتصال المؤسسي في شركات النفط والغاز لمجموعات من منظمات مختلفة.

المبررات المؤسسية

تفقد الشركات التي تتحدث بأصوات متعددة ثقة جمهورها حين يلفت حادث أو تأخر مشروع أو إفصاح الانتباه. أما الفرق التي تتفق مسبقا على الجمهور والرسائل ومسارات الاعتماد فتستجيب أسرع، وتحافظ على اتساق البيانات عبر القنوات، وتترك للإدارة التنفيذية سجلا بما قيل ولماذا قيل، مما يسهل مراجعة مجلس الإدارة لاحقا.

• مرونة السمعة: تقوى حين تبقى الرسائل متسقة بين الجمهور المختلف أثناء الحوادث.
• زمن الاستجابة: ينخفض حين تعد بيانات الاحتواء ومسارات الاعتماد مسبقا.
• ثقة أصحاب المصلحة: تتحسن حين تحصل أسئلة المجتمع والجهات الحكومية والمستثمرين على إجابات مبنية على الأدلة.

المبادئ والأساس المعرفي

• إرشادات IPIECA وAPI وIOGP لإعداد تقارير الاستدامة: إرشادات صناعية للإفصاح عن أداء النفط والغاز، وتؤطر خريطة الإفصاح في الجلسة 4.
• تحليل أصحاب المصلحة: يحدد رسم التأثير والاهتمام أولويات التفاعل في الجلستين 1 و3.
• هندسة الرسائل: تحفظ سردية أساسية واحدة مع أدلة خاصة بكل جمهور اتساق البيانات في الجلستين 2 و4.

المشاركون المستهدفون

• قادة الاتصال الذين يحددون الرسائل ويعتمدون البيانات الصادرة عن الشركة.
• مديرو الشؤون المؤسسية الذين يتعاملون مع الجهات التنظيمية والمجتمعات والشركاء.
• قادة العلاقات الخارجية الذين يحيطون الجهات الحكومية والهيئات الصناعية.
• مسؤولو علاقات المستثمرين والتقارير الذين يشرحون الأداء للسوق.
• قادة العمليات والصحة والسلامة والبيئة الذين يدعمون المتحدثين أثناء الحوادث.

يأتي المشاركون عادة من وظائف الشؤون المؤسسية وعلاقات المستثمرين وعلاقات المجتمع ودعم العمليات في شركات المنبع والمصب والتكرير والخدمات.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب أولويات أصحاب المصلحة بحسب التأثير والاهتمام والتعرض للسمعة.
2. سيكون المشاركون قادرين على صياغة سردية أساسية وشبكة رسائل للجمهور.
3. سيكون المشاركون قادرين على تقييم قنوات الإعلام والمجتمع والجهات الحكومية لقضية محددة.
4. سيكون المشاركون قادرين على إعداد بيان احتواء للحادث مع مسار اعتماد.
5. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص الفجوات بين الأداء المعلن والانطباع العام.
6. سيكون المشاركون قادرين على تبرير خطة الشؤون المؤسسية أمام القيادة التنفيذية.

هيكل البرنامج

اليوم 1: نطاق الاتصال المؤسسي في شركات النفط والغاز ورسم خريطة أصحاب المصلحة

من هم جمهور شركة الطاقة، وماذا يحتاج كل منهم أن يسمع؟

• خريطة تأثير أصحاب المصلحة
• مصفوفة احتياجات الجمهور
• سجل مخاطر السمعة
• سجل قضايا رخصة التشغيل
• نموذج تدقيق الاتصال

اليوم 2: تخطيط الرسائل والسردية الأساسية

كيف تبنى مجموعة رسائل متسقة وتختبر قبل إطلاقها؟

• نموذج بيت الرسائل
• موجز السردية الأساسية
• شبكة رسائل الجمهور
• بنك أسئلة المتحدثين
• قائمة اختبار الرسائل

اليوم 3: التعامل مع الإعلام والمجتمع والجهات الحكومية

كيف تصل الرسائل عبر قنوات الإعلام والمجتمع والجهات الحكومية؟

• حزمة الإحاطة الإعلامية
• ورقة الاستعداد للمقابلات
• تقويم تحديثات المجتمع
• مذكرة إحاطة حكومية
• سجل رصد وسائل التواصل

اليوم 4: بيانات الحوادث والإفصاح

ماذا يقال بعد الحادث، ومن يقوله ومتى، وكيف يفصح عن الأداء؟

• بيان الاحتواء للحادث
• بروتوكول الاعتماد والإصدار
• الجدول الزمني لاتصال الحوادث
• خريطة إرشادات IPIECA وAPI وIOGP للإفصاح
• مراجعة السمعة بعد الحادث

اليوم 5: تطبيق الأدوات على شركة واحدة

هل تشكل أدوات أصحاب المصلحة والرسائل والتفاعل والحوادث خطة عمل واحدة؟

• تطبيق خريطة التأثير من الجلسة 1
• استخدام بيت الرسائل من الجلسة 2
• اختبار حزمة الإحاطة من الجلسة 3
• فحص بيان الاحتواء من الجلسة 4
• إنجاز خطة الشؤون المؤسسية

المنهجية

يقوم البرنامج على التمارين المنظمة المستندة إلى جداول زمنية مجهولة المصدر للحوادث وبيانات صحفية وسجلات ملاحظات المجتمع ومقتطفات من التقارير لدى شركات الطاقة. يعمل المشاركون في فرق صغيرة على مؤسساتهم، ويختبر بعضهم رسائل بعض أمام الأسئلة المتوقعة، ويتلقون ملاحظات مكتوبة من الميسرين على كل مجموعة تمارين.

• نشاط مقترح: إعادة كتابة مسودة بيان حادث للجهات التنظيمية ولسكان المنطقة.
• نشاط مقترح: إجراء جلسة أسئلة يؤدي فيها الزملاء دور الصحفيين والمستثمرين.
• نشاط مقترح: ربط تأخر مشروع بالجمهور الذي يجب أن يسمع الخبر أولا.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك خطة للشؤون المؤسسية لشركة واحدة. وتضم خريطة تأثير أصحاب المصلحة وبيت الرسائل وشبكة رسائل الجمهور وحزمة إحاطة إعلامية وبيان احتواء مع مسار اعتماد وخريطة إفصاح. وتستخدم الخطة في العمل لتوحيد الفرق وإحاطة القادة قبل دورة التخطيط القادمة.

الأسئلة الشائعة

هل يناسب الاتصال المؤسسي في شركات النفط والغاز قادة الاتصال الجدد على قطاع الطاقة؟

نعم، فالدورة تفترض خبرة في الاتصال أو العلاقات الخارجية، وتقدم هموم المشغلين مثل رخصة التشغيل والحوادث والإفصاح دون اشتراط خلفية فنية.

على أي إرشادات يقوم الاتصال المؤسسي في شركات النفط والغاز ضمن هذه الدورة؟

يقوم على إرشادات IPIECA وAPI وIOGP لتقارير الاستدامة في الإفصاح، إلى جانب تحليل أصحاب المصلحة وهندسة الرسائل في التخطيط.

كيف تستخدم الخطة الناتجة عن الاتصال المؤسسي في شركات النفط والغاز في العمل؟

تستخدم خطة الشؤون المؤسسية لتوحيد فرق الاتصال والعمليات والإدارة التنفيذية، وإحاطة القادة بالجمهور ومسارات الاعتماد، والاستعداد للحادث أو الإفصاح القادم.

بماذا يختلف الاتصال المؤسسي في شركات النفط والغاز عن التدريب العام على العلاقات العامة؟

يركز على قضايا المشغلين مثل الحوادث والمجتمعات والجهات التنظيمية والإفصاح عن الأداء، بينما يركز التدريب العام على العلاقات العامة على ترويج العلامة التجارية والإعلام الاستهلاكي.