دورة إدارة التغيير في البرامج الرشيقة: التبني والجاهزية وترسيخ السلوك

ملخص البرنامج

إدارة التغيير في البرامج الرشيقة محور دورة تدريبية تمتد أسبوع لقادة التغيير ومديري البرامج ورؤساء التحول، ويخرج منها كل مشارك بخطة لتبني التغيير في برنامج حي واحد. فالتسليم التكراري يطرح أساليب عمل جديدة كل بضعة أسابيع، بينما تخطط الجاهزية والتواصل وترسيخ السلوك مرة واحدة ثم تترك. ويتدرج البرنامج من فهم طبيعة التغيير التكراري إلى تشخيص الجاهزية، ثم تصميم التبني والرعاية والترسيخ، وينتهي بتطبيقها على برنامج واحد. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في إدارة التغيير في البرامج الرشيقة لقادة من منظمات مختلفة.

المبررات المؤسسية

حين تصل الإصدارات أسرع مما يستوعبه الناس، يتخلف التبني عن التسليم. فتتلقى الفرق عمليات وأدوات جديدة دون سبب واضح، ويفقد الرعاة معرفة من تبنى ماذا، وتتلاشى المكاسب الأولى حين ينتقل الاهتمام إلى الإصدار التالي. أما القادة الذين يخططون للتبني مع كل دفعة، فيكتشفون المقاومة أبكر، ويوائمون التواصل مع التسليم، ويبقون السلوك الجديد قائما بعد انصراف فريق المشروع.

• معدل التبني: يتحسن حين تقاس الجاهزية ويعمل بنتائجها قبل وصول كل إصدار إلى مستخدميه.
• إعادة العمل والتراجع: ينخفضان حين يمنع الترسيخ عودة الممارسات الجديدة إلى الروتين القديم.
• ثقة أصحاب المصلحة: تقوى حين يتلقى الرعاة أدلة على التبني مع كل دفعة.

المبادئ والأساس المعرفي

• نموذج ADKAR (نموذج رحلة التغيير الفردية): ينظم مراحل الوعي والرغبة والمعرفة والقدرة والترسيخ في الجلسات 2 و3 و4.
• نموذج Kotter ذو الخطوات الثماني: يؤطر الرعاية والتحالف الموجه والمكاسب القصيرة الأمد في الجلستين 3 و5.
• المسرعات الثمانية في Kotter: توجه تشغيل أعمال التغيير بالتوازي مع التسليم التكراري في الجلستين 1 و5.

المشاركون المستهدفون

• قادة التغيير المسؤولون عن تبني أساليب العمل الجديدة في عدة فرق.
• مديرو البرامج الذين يرعون التسليم التكراري ويتحملون نتائجه للأعمال.
• رؤساء التحول الذين ينسقون أعمال التغيير بين الوظائف والمحافظ.
• كبار المديرين الذين يهيئون وحداتهم لإصدارات متتابعة.

يأتي المشاركون عادة من المصارف والطاقة والخدمات العامة والاتصالات.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على التمييز بين متطلبات التغيير في التسليم التكراري ومتطلباته في المشاريع المتتابعة.
2. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص الجاهزية والمقاومة لدى المجموعات المتأثرة بكل إصدار.
3. سيكون المشاركون قادرين على بناء خارطة طريق للتبني تتبع عناصر ADKAR.
4. سيكون المشاركون قادرين على تصميم روتينات رعاية وتواصل تناسب إيقاع الدفعات القصيرة.
5. سيكون المشاركون قادرين على تقييم أدلة التبني وترتيب إجراءات الترسيخ بحسب الأولوية.
6. سيكون المشاركون قادرين على تبرير خطة تبني التغيير أمام رعاة البرنامج.

هيكل البرنامج

اليوم 1: إدارة التغيير في البرامج الرشيقة: النطاق والإيقاع

ماذا يتغير حين تعمل جهود التغيير بسرعة التسليم التكراري؟

• خريطة مشهد التغيير التكراري
• تقويم إيقاع الإصدارات وحمل التغيير
• نظرة عامة على المسرعات الثمانية
• مصفوفة مسؤوليات أدوار التغيير
• مراجعة خط الأساس لقيادة التغيير الشخصية

اليوم 2: تشخيص الجاهزية والمقاومة

أي المجموعات جاهزة للإصدار القادم وأيها غير جاهزة؟

• تقييم أثر التغيير في أصحاب المصلحة
• بطاقة قياس الجاهزية وفق ADKAR
• شجرة مصادر المقاومة
• ورقة تصميم استبيان النبض
• خريطة حرارية لإرهاق التغيير

اليوم 3: تصميم خارطة طريق التبني

كيف يتحول كل إصدار إلى مسار من الوعي إلى القدرة؟

• لوحة خارطة طريق التبني
• شبكة رسائل الوعي والرغبة
• جدول احتياجات التدريب والدعم
• ميثاق التحالف الموجه
• مخطط اعتماد التبني على الإصدارات

اليوم 4: تصميم التواصل والرعاية

كيف يبقي الرعاة والمديرون الناس على اطلاع وانخراط بين الإصدارات؟

• موجز دور الراعي
• خطة التواصل بحسب الدفعة
• حزمة إحاطة المديرين
• تصميم حلقة التغذية الراجعة
• سجل المكاسب القصيرة الأمد

اليوم 5: تطبيق خطة التبني وإنجازها

هل يصمد تصميم التبني حين يختبر على برنامج واحد؟

• تطبيق بطاقة الجاهزية على البرنامج
• اختبار تحمل خارطة طريق التبني
• التدرب على حوار الراعي
• ترتيب إجراءات الترسيخ بحسب الأدلة
• إنجاز خطة تبني التغيير

المنهجية

يقوم البرنامج على تحليل الحالات استنادا إلى استبيانات جاهزية مجهولة المصدر وخطط إصدارات وسجلات تبن وحالات مكتوبة قصيرة من برامج المصارف والطاقة والخدمات العامة. يعمل المشاركون في مجموعات صغيرة على برنامج واحد، ويدافعون عن اختياراتهم أمام أقران يؤدون دور الرعاة وقادة الفرق، ويتلقون ملاحظات الميسرين على كل مخرج.

• نشاط مقترح: إعادة بناء خطة تواصل بعد تقديم موعد إصدار.
• نشاط مقترح: قراءة بطاقة جاهزية واختيار أول ثلاثة تدخلات.
• نشاط مقترح: التدرب على حوار راع مع قائد فريق متشكك.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك خطة لتبني التغيير في برنامج حي واحد. وتضم تقييما للجاهزية، وخارطة طريق للتبني، وجدولا للرعاية والتواصل، ومجموعة مقاييس للتبني، وقائمة بإجراءات الترسيخ. وتستخدم الخطة في العمل لإحاطة الرعاة، والاتفاق على الدعم مع قادة الفرق، وتوجيه طريقة إدارة التغيير في الإصدارات المقبلة.

الأسئلة الشائعة

هل تناسب إدارة التغيير في البرامج الرشيقة القادة الذين لم يقودوا مبادرة تغيير من قبل؟

نعم، فإدارة التغيير في البرامج الرشيقة تدرس من الأساس، وتفترض مسؤولية عن أشخاص أو فرق يتأثرون بالتغيير لا خبرة سابقة في إدارته.

على أي نماذج تقوم إدارة التغيير في البرامج الرشيقة في هذا البرنامج؟

تقوم إدارة التغيير في البرامج الرشيقة هنا على نموذج ADKAR ونموذج Kotter ذي الخطوات الثماني والمسرعات الثمانية في Kotter.

كيف تستخدم خطة تبني التغيير عند إدارة التغيير في البرامج الرشيقة؟

تستخدم الخطة لإحاطة الرعاة، والاتفاق على الدعم مع قادة الفرق، وتوجيه طريقة متابعة التبني في الإصدارات اللاحقة من برنامجك.

بماذا تختلف إدارة التغيير في البرامج الرشيقة عن برنامج في أساليب التسليم الرشيق؟

تركز إدارة التغيير في البرامج الرشيقة على جاهزية الناس وتبنيهم وترسيخ السلوك، بينما يركز برنامج أساليب التسليم الرشيق على كيفية تخطيط الفرق للعمل وإصداره.