دورة سفراء المخاطر: ترسيخ ملكية المخاطر في خط الدفاع الأول داخل وحدات العمل

ملخص البرنامج

سفراء المخاطر وملكية المخاطر في خط الدفاع الأول محور دورة تدريبية تمتد 5 أيام للمديرين والموظفين المكلفين بقيادة ممارسة المخاطر في فرقهم، ويخرج منها كل مشارك بخطة تشغيل لسفير المخاطر في وحدة واحدة. فكثير من الوحدات يعد المخاطر شأنا لإدارة المخاطر وحدها، فتتقادم السجلات وتصعد المشكلات متأخرة. ويتدرج البرنامج من المبادئ إلى تشخيص ممارسة الوحدة، ثم إلى تصميم الروتين وإعداد التقارير، وصولا إلى التطبيق على وحدة واحدة. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في سفراء المخاطر للمؤسسات التي تبني ملكية المخاطر في خط الدفاع الأول.

المبررات المؤسسية

يستطيع سفير المخاطر الذي يعرف عمل وحدته أن يلتقط ضابطا ضعيفا أو بندا متقادما في السجل أو نمط حوادث متصاعدا قبل أن يصل إليه التدقيق بوقت طويل. وتحول الأدوار الواضحة والروتين المنتظم وعتبات التصعيد المتفق عليها المعرفة المحلية المتفرقة إلى معلومات تستطيع القيادة أن تتصرف بناء عليها.

• وضوح المخاطر: يتحسن حين تحافظ الوحدات على سجلات حديثة وترفع التغييرات بدورة منتظمة.
• توقيت التصعيد: يتحسن حين تبين العتبات للسفراء متى يجب أن تنتقل المسألة إلى أعلى.
• عبء الرقابة: يخف حين تتلقى إدارة المخاطر تقارير موحدة من الوحدات بدل طلبات متفرقة.

المبادئ والأساس المعرفي

• نموذج الخطوط الثلاثة لمعهد المدققين الداخليين IIA: يحدد أدوار الخط الأول والرقابة والتأكيد المستخدمة في الجلستين 1 و4.
• ISO 31000 (المعيار الدولي لإدارة المخاطر: المبادئ والإطار والعملية): ينظم روتين تحديد المخاطر ومعالجتها في الجلستين 2 و3.
• مفهوما شهية المخاطر وحدود التحمل: يثبتان عتبات التصعيد المصممة في الجلسة 4.

المشاركون المستهدفون

• المديرون المكلفون بتنسيق ممارسة المخاطر داخل وحدة عمل أو إدارة.
• الموظفون الذين يحافظون على سجلات مخاطر الوحدة ويعدون تحديثاتها للقيادة.
• قادة الفرق الذين يتخذون قرارات يومية تحمل مخاطر تشغيلية أو مالية.
• موظفو المخاطر والامتثال الذين يدعمون شبكات سفراء الوحدات ويوجهونها.

يخدم البرنامج المصارف والرعاية الصحية والطاقة والتصنيع والجهات العامة، ويناسب المجموعات المختلطة.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على تقييم توزيع ملكية المخاطر بين وحدة العمل والوظائف الرقابية.
2. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص مواطن الضعف في سجلات المخاطر وعادات التصعيد وثقافة المخاطر في الوحدة.
3. سيكون المشاركون قادرين على بناء أدوات الورش والمحفزات التي تكشف المخاطر مبكرا.
4. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب مخاطر الوحدة للتصعيد بحسب عتبات متفق عليها.
5. سيكون المشاركون قادرين على تبرير مساءلة قرار في الوحدة بأدلة المخاطر.
6. سيكون المشاركون قادرين على تصميم خطة تشغيل لسفير المخاطر في وحدة عمل واحدة.

هيكل البرنامج

اليوم 1: سفراء المخاطر وخط الدفاع الأول: المبادئ

ماذا يملك سفير المخاطر، وما الذي يبقى لدى الخطوط الأخرى؟

• خريطة أدوار نموذج الخطوط الثلاثة
• ملخص مبادئ وعملية ISO 31000
• ميثاق دور سفير المخاطر
• مصفوفة مسؤوليات ملكية المخاطر
• دليل قراءة بيان شهية المخاطر

اليوم 2: تشخيص ممارسة المخاطر في وحدات العمل

أين تضعف ملكية المخاطر داخل وحدة العمل اليوم؟

• فحص سلامة ممارسة المخاطر في الوحدة
• مراجعة جودة سجل المخاطر
• أخذ عينات من سجل الحوادث وكادت أن تقع
• دليل مقابلات تداخل الأدوار
• قائمة رصد ثقافة المخاطر

اليوم 3: تصميم روتين السفير وأدواته

أي روتين وأدوات تجعل السفير فعالا كل شهر؟

• خطة تيسير ورشة المخاطر
• بطاقات محفزات تحديد المخاطر
• ورقة متابعة مؤشرات المخاطر الرئيسية
• نص حوار المساءلة
• تقويم النشاط الشهري للسفير

اليوم 4: إعداد التقارير والتصعيد وتصميم الشبكة

كيف تنتقل معلومات المخاطر من الوحدة إلى إدارة المخاطر والقيادة؟

• جدول عتبات التصعيد
• نموذج تقرير مخاطر الوحدة
• ميثاق شبكة السفراء
• صيغة حلقة مراجعة النظراء
• الربط بدورة تقارير الخط الثاني

اليوم 5: تطبيق خطة السفير على وحدة عمل واحدة

هل خطة السفير جاهزة لاستخدام وحدة عمل واحدة؟

• تطبيق فحص الجلسة 2 على الوحدة المختارة
• اختبار خطة ورشة الجلسة 3 في جلسة تدريبية
• التدرب على حوار المساءلة من الجلسة 3
• فحص جدول التصعيد من الجلسة 4 على حالات نموذجية
• إنجاز خطة التشغيل لسفير المخاطر

المنهجية

يقوم البرنامج على تمارين منظمة مبنية على سجلات مخاطر وحدات مجهولة المصدر وملخصات حوادث وحالات تصعيد من قطاعات عدة. يراجع المشاركون وثائق حقيقية في مجموعات صغيرة، ويتدربون على التيسير وحوارات المساءلة مع تغذية راجعة من النظراء، ويبنون أدوات يمكنهم تكييفها لوحداتهم. ويتركز النقاش على ما ينبغي أن يفعله السفير في أسبوع عمل عادي.

• نشاط مقترح: مراجعة سجل مخاطر نموذجي ووسم البنود المتقادمة أو الغامضة.
• نشاط مقترح: تيسير ورشة مخاطر قصيرة أمام لجنة من النظراء.
• نشاط مقترح: التدرب على حوار مساءلة مع مدير وحدة.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك خطة تشغيل لسفير المخاطر في وحدة عمل واحدة. وتضم ميثاقا للدور، وتقويما شهريا للنشاط، وأدوات للورش والمحفزات، وورقة متابعة المؤشرات، وجدول عتبات التصعيد، ونموذج تقرير الوحدة. وتستخدم الخطة في إحاطة مدير الوحدة وبدء روتين السفير والاتفاق على التقارير مع إدارة المخاطر.

الأسئلة الشائعة

هل يناسب تدريب سفراء المخاطر الموظفين الذين ليست لديهم خلفية رسمية في المخاطر؟

نعم، فتدريب سفراء المخاطر ينطلق من عمل الوحدة نفسه ويفترض مسؤولية تشغيلية يومية، لا مؤهلات متخصصة في المخاطر ولا مهارات تحليل تقني.

على أي نماذج تقوم ملكية المخاطر في خط الدفاع الأول لدى سفراء المخاطر؟

تقوم ملكية المخاطر لدى سفراء المخاطر على نموذج الخطوط الثلاثة لمعهد المدققين الداخليين IIA، وعلى ISO 31000 للمبادئ والعملية، وعلى مفهومي شهية المخاطر وحدود التحمل.

كيف تستخدم خطة التشغيل الناتجة عن تدريب سفراء المخاطر في العمل؟

تستخدم خطة تشغيل سفير المخاطر في إحاطة مدير الوحدة، وبدء الروتين الشهري، وتحديد عتبات التصعيد، والاتفاق على التقارير مع إدارة المخاطر.

بماذا يختلف تدريب سفراء المخاطر عن برنامج في إدارة مخاطر المؤسسة؟

يركز تدريب سفراء المخاطر على الممارسة داخل وحدة عمل واحدة، بينما تركز إدارة مخاطر المؤسسة على استراتيجية المخاطر وتجميعها وتقاريرها على مستوى المؤسسة.