دورة إعداد دليل السياسات والإجراءات المحاسبية وضوابط الإقفال المالي

ملخص البرنامج

إعداد دليل السياسات والإجراءات المحاسبية محور دورة تدريبية تمتد 5 أيام بمستوى إداري للمراقبين الماليين ورؤساء المحاسبة والمديرين الماليين، ويخرج منها كل مشارك بمقتطف من دليل السياسات والإجراءات المحاسبية لمجال عمل واحد. فالسياسات التي تبقى في ذاكرة الأفراد أو في مذكرات متفرقة تؤدي إلى قيود غير متسقة وإقفال متأخر وملاحظات عند التدقيق. ويتدرج البرنامج من هيكل الدليل، مرورا باختيار السياسات وإجراءات المعاملات والإقفال، إلى مقتطف تطبيقي. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في إعداد دليل السياسات والإجراءات المحاسبية.

المبررات المؤسسية

حين تكون السياسات والإجراءات المحاسبية غير مكتوبة أو قديمة، يعالج شخصان المعاملة نفسها بطريقتين، وتقوم الموافقات على العادة، وتصل التغييرات إلى دفتر الأستاذ دون تقييم. أما الدليل المحدث فيمنح الموظفين مرجعا واحدا للمعالجة والإجراء، ويتيح للمراجعين اختبار الممارسة مقابل معيار معلن، ويقصر المدة التي يحتاجها الموظف الجديد ليعمل باستقلالية.

• مدة دورة الإقفال: تقصر حين تثبت المهام ومالكوها ومعايير التسوية في تقويم.
• عدم اتساق السياسات: يقل حين تتبع المعالجات قرارا موثقا وسجلا للتغيير.
• ملاحظات التدقيق على الضوابط: تنخفض حين تكتب الموافقات وفصل المهام وتختبر.

المبادئ والأساس المعرفي

• IAS 8 (المعيار المحاسبي الدولي للسياسات المحاسبية والتغيرات في التقديرات والأخطاء): تشكل قواعده في اختيار السياسات وتغيير التقديرات وتصحيح الأخطاء عمل السياسات وضبط التغيير في الجلستين 1 و2.
• IFRS Accounting Standards (معايير المحاسبة الدولية للتقارير المالية): تستخدم متطلباتها مرجعا لكل بيان سياسة يصاغ في الجلسة 2.
• COSO Internal Control Integrated Framework (الإطار المتكامل للرقابة الداخلية): تنظم أنشطة الرقابة ومبادئه عمل الموافقات وفصل المهام والمتابعة في الجلستين 3 و4.

المشاركون المستهدفون

• المراقبون الماليون الذين يملكون دفتر الأستاذ والإقفال والمعالجة الموثقة للمعاملات.
• رؤساء المحاسبة الذين يضعون الإجراءات ويراجعون عمل المعدين.
• المديرون الماليون الذين يعتمدون السياسات ويجيبون أمام المدققين والمجالس.
• كبار المديرين الماليين الذين يتولون الإجراءات عبر الكيانات أو وحدات الأعمال.

يخدم البرنامج الإدارات المالية في المصارف والتصنيع وتجارة التجزئة والقطاع العام.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على بناء هيكل دليل السياسات والإجراءات المحاسبية ونموذج ملكيته.
2. سيكون المشاركون قادرين على تقييم خيارات السياسات المحاسبية وتبريرها في مذكرة قرار.
3. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص نقاط الضعف في الموافقات وفصل المهام.
4. سيكون المشاركون قادرين على تصميم تقويم للإقفال ومعيار للتسوية.
5. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب أولويات تغييرات السياسات عبر إجراء لضبط التغيير.
6. سيكون المشاركون قادرين على تبرير مقتطف دليل السياسات والإجراءات المحاسبية أمام المدير المالي.

هيكل البرنامج

اليوم 1: أسس دليل السياسات والإجراءات المحاسبية

ما الذي يجب أن يتضمنه دليل السياسات والإجراءات المحاسبية، ومن يملك كل جزء منه؟

• هيكل الدليل وبيان النطاق
• مصفوفة مالكي السياسات والمعتمدين
• تسلسل اختيار السياسات وفق IAS 8
• قواعد تصميم دليل الحسابات
• نموذج السياسة واتفاقية الترقيم

اليوم 2: اختيار السياسات وضبط تغييرها

كيف تختار السياسات المحاسبية وتغير وتصحح؟

• مذكرة قرار السياسة المحاسبية
• اختبار التغيير في التقدير المحاسبي
• إجراء تصحيح أخطاء الفترات السابقة
• سجل طلبات تغيير السياسات
• نموذج تقييم أثر التغيير

اليوم 3: إجراءات المعاملات والموافقات

كيف توثق القيود والموافقات وتضبط؟

• مسار إجراء قيد اليومية
• جدول حدود الموافقة والتفويض
• مصفوفة تعارض فصل المهام
• ربط أنشطة الرقابة بإطار COSO
• معيار سرد الإجراء ورسم مخطط سيره

اليوم 4: الإقفال المالي والتسويات

كيف يسير الإقفال في موعده وتسوى الحسابات؟

• تقويم الإقفال وشبكة مسؤولي المهام
• معيار تسوية الحسابات
• قائمة فحص المستحقات والفصل بين الفترات
• إجراء مطابقة أرصدة الشركات الشقيقة
• خطة مراجعة الامتثال والمتابعة

اليوم 5: تطبيق إعداد دليل السياسات والإجراءات المحاسبية على كيان

هل مقتطف الدليل جاهز لاعتماد المدير المالي؟

• تطبيق الهيكل من الجلسة 1 على الكيان
• اختبار ضبط التغيير من الجلسة 2 على تغيير نموذجي
• فحص مصفوفة التعارض من الجلسة 3 مقابل الأدوار
• تطبيق تقويم الإقفال من الجلسة 4 على تواريخ إعداد التقارير
• إنجاز مقتطف دليل السياسات والإجراءات المحاسبية

المنهجية

يقوم البرنامج على التمارين المنظمة وتحليل الحالات، إذ يعمل المشاركون على مذكرات سياسات وعينات قيود وتقويمات إقفال مجهولة المصدر، فيصوغون أقسام الدليل ويختبرون قواعد الموافقة مقابل قوائم الأدوار ويراجعون مسودات بعضهم في فرق صغيرة، ثم يدافعون عن المقتطف أمام مراجعة محاكاة يجريها المدير المالي. ولا يتطلب البرنامج إعداد أنظمة.

• نشاط مقترح: صياغة بيان سياسة للاعتراف بالإيراد من مذكرة نموذجية.
• نشاط مقترح: رسم التعارضات في قائمة نموذجية بأدوار الموافقة على المدفوعات.
• نشاط مقترح: بناء تقويم إقفال من خمسة أيام لشركة تابعة لديها رصيد بين شركات المجموعة.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك مقتطفا من دليل السياسات والإجراءات المحاسبية لمجال عمل واحد. ويتضمن بيان النطاق، ومصفوفة المالكين والمعتمدين، وبيانات السياسات مع سجل القرار، وسردا للإجراء، ومصفوفة للتعارض، وتقويما للإقفال، وخطة للمتابعة. ويستخدم لإحاطة المدير المالي وتدريب المعدين الجدد والتهيؤ للتدقيق.

الأسئلة الشائعة

هل يناسب التدريب على دليل السياسات والإجراءات المحاسبية المديرين الماليين الذين لم يكتبوا إجراءات من قبل؟

نعم، فهو بمستوى إداري ويفترض خبرة في مسؤوليات دفتر الأستاذ أو إعداد التقارير أو المراجعة، لا في كتابة الإجراءات أو السياسات سابقا.

ما المعايير التي يقوم عليها إعداد دليل السياسات والإجراءات المحاسبية في هذا البرنامج؟

يقوم إعداد دليل السياسات والإجراءات المحاسبية على IAS 8 لاختيار السياسات وتغييرها، وIFRS Accounting Standards مرجعا للسياسات، وCOSO Internal Control Integrated Framework للموافقات والمتابعة.

كيف يستخدم مقتطف دليل السياسات والإجراءات المحاسبية في العمل؟

يستخدم مقتطف دليل السياسات والإجراءات المحاسبية لإحاطة المدير المالي، وتدريب المعدين الجدد على المعالجات المقررة، وتزويد المدققين بأساس موثق للعملية.