دورة إدارة المؤتمرات والفعاليات المؤسسية

ملخص البرنامج

إدارة المؤتمرات والفعاليات المؤسسية دورة تدريبية تمتد 5 أيام موجهة إلى القيادات على المستوى الاستراتيجي، ويخرج منها كل مشارك باستراتيجية وخطة تنفيذ لمؤتمر أو حفل إطلاق أو معرض أو قمة تعد لها مؤسسته. فالمؤسسات تنفق مبالغ كبيرة على الفعاليات، غير أن كثيرا منها يخطط له بوصفه مهمة لوجستية بأهداف غامضة وميزانيات متجاوزة ودون دليل على ما تحقق. ويربط البرنامج الأهداف والميزانية والتعاقد وتجربة الحضور والرعاية والمخاطر والاستدامة والتقييم في خطة واحدة محكومة. تقدم هذا البرنامج في إدارة المؤتمرات والفعاليات المؤسسية مارس للتدريب المملكة المتحدة.

المبررات المؤسسية

تحمل الفعالية الرئيسية سمعة المؤسسة أمام المسؤولين الحكوميين والعملاء والشركاء. وحين تكون الأهداف غير واضحة، أو يتعاقد مع الموردين بشروط ضعيفة، أو تترك المخاطر للمصادفة، ترتفع التكاليف وقد تسيء المناسبة إلى مكانة المؤسسة بدلا من تعزيزها. أما القادة الذين يديرون الفعاليات بوصفها استثمارات لها نتائج محددة وميزانيات مضبوطة وأدلة على الأثر، فيستطيعون تبرير برنامج فعالياتهم وتحسينه.

• ضبط تكاليف الفعاليات: يتحسن حين تدار الميزانيات والعقود وطلبات التغيير وفق أهداف معتمدة.
• نتائج أصحاب المصلحة والحضور: تتعزز حين يصمم البرنامج والضيافة والمتابعة حول ما يجب أن يخرج به كل جمهور.
• المخاطر التشغيلية ومخاطر السمعة: تنخفض حين تقيم المخاطر وتسند إلى مسؤولين ويتدرب عليها قبل افتتاح الفعالية.

المبادئ والأساس المعرفي

• منهجية Phillips ROI لقياس عائد الاجتماعات والفعاليات: تنظم صياغة أهداف الفعالية وتقييم ردود الفعل والتعلم والتطبيق والأثر والعائد في الجلستين 1 و5.
• معيار ISO 20121 لأنظمة إدارة استدامة الفعاليات: يوجه سياسة الاستدامة ومتطلبات الموردين وخيارات الأثر الممتد في الجلسة 4.
• مبادئ ISO 31000 لإدارة المخاطر: تؤطر سجل مخاطر الفعالية وخطط الطوارئ ومسارات التصعيد في الجلسة 4.

المشاركون المستهدفون

• القادة المسؤولون عن محفظة المؤتمرات وحفلات الإطلاق والقمم في مؤسساتهم.
• التنفيذيون الذين يعتمدون ميزانيات الفعاليات وباقات الرعاية وعقود الموردين.
• كبار المديرين المسؤولون عن المراسم وضيافة كبار الضيوف وتجربة الحضور.
• قادة الاتصال والتسويق الذين يستخدمون الفعاليات للوصول إلى العملاء والشركاء ووسائل الإعلام.

يخدم البرنامج الجهات الحكومية، والخدمات المالية، وشركات الطاقة، والجمعيات المهنية.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على بناء أهداف قابلة للقياس تربط الفعالية باستراتيجية المؤسسة.
2. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب أولويات بنود الميزانية وتقييم عقود المواقع والموردين.
3. سيكون المشاركون قادرين على تصميم برنامج الفعالية ورحلة الحضور لجماهير مختلفة، ومنهم كبار الضيوف.
4. سيكون المشاركون قادرين على تبرير خطط الرعاية والتسويق والتسجيل التي تحقق أهداف الحضور والإيرادات.
5. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص مخاطر الفعالية وآثارها على الاستدامة ووضع ضوابط لكل منها.
6. سيكون المشاركون قادرين على تقييم نتائج الفعالية مقارنة بأهدافها وإعداد تقرير عن العائد على الاستثمار.

هيكل البرنامج

اليوم 1: استراتيجية إدارة المؤتمرات والفعاليات المؤسسية

لماذا تقام الفعالية، وكيف يحكم على نجاحها؟

• مراجعة محفظة الفعاليات ومواءمتها الاستراتيجية
• صياغة الأهداف وفق منهجية Phillips ROI
• تحليل الجمهور وأصحاب المصلحة
• أشكال الفعاليات: الحضورية والهجينة والافتراضية
• حوكمة الفعاليات والأدوار ونقاط الاعتماد

اليوم 2: الميزانية والمواقع والتعاقد مع الموردين

كيف تؤمن الأموال والمواقع والموردون بشروط تستطيع المؤسسة ضبطها؟

• هيكل ميزانية الفعالية واحتياطيات الطوارئ
• معايير اختيار الموقع وزيارات المعاينة
• حجوزات الغرف الفندقية وبنود التخفيض والإلغاء
• طرح مناقصات الإنتاج والتموين والتقنية
• ضبط التغييرات في العقود ومراحل الدفع

اليوم 3: البرنامج وتجربة الحضور والمراسم

ما الذي يعيشه الحضور والمتحدثون وكبار الضيوف من الدعوة حتى المتابعة؟

• جدول أعمال المؤتمر وإدارة المتحدثين
• رسم رحلة الحضور
• مراسم كبار الضيوف وترتيب المقاعد وخطط الضيافة
• باقات الرعاية وتفعيل الشركاء
• تسويق الفعالية والتسجيل وتوقع أعداد الحضور

اليوم 4: المخاطر والاستدامة وتشغيل الفعالية

كيف تضبط التهديدات والآثار وضغوط يوم التنفيذ؟

• سجل مخاطر الفعالية وفق مبادئ ISO 31000
• خطط الطوارئ وتصعيد الحوادث
• سياسة الاستدامة ومتطلبات الموردين وفق ISO 20121
• التسلسل التشغيلي للفعالية وأدوار القيادة والبروفات
• تصميم جمع البيانات بعد الفعالية

اليوم 5: تطبيق استراتيجية الفعالية وخطة تنفيذها

كيف تجمع الأهداف والعقود والتجربة والمخاطر والتقييم في خطة واحدة؟

• مراجعة أهداف فعالية أحد المشاركين وميزانيتها
• قرارات الموردين والموقع
• أولويات الحضور والرعاة والمخاطر
• مراجعة الزملاء لتقارير التقييم والعائد
• عرض استراتيجية الفعالية وخطة تنفيذها

المنهجية

يقوم البرنامج على تحليل حالات لمؤتمرات وحفلات إطلاق وقمم نظمتها جهات حكومية ومصارف وشركات طاقة. إذ يتتبع المشاركون أسباب نجاح بعض الفعاليات في تحقيق أهدافها وتجاوز أخرى لميزانياتها أو إخفاقها، ثم يطبقون كل أداة للتخطيط والتعاقد والتقييم على فعالية تعد لها مؤسساتهم.

• نشاط مقترح: إعادة صياغة أهداف غامضة لفعالية في صورة أهداف قابلة للقياس.
• نشاط مقترح: التفاوض على شروط التخفيض والإلغاء لحجز غرف فندقية.
• نشاط مقترح: تنفيذ تمرين محاكاة مكتبي لاعتذار متحدث رئيسي.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك استراتيجية وخطة تنفيذ لفعالية مقبلة، تحدد الأهداف ومقاييس التقييم، ونهج الميزانية والتعاقد، ورحلة الحضور وكبار الضيوف، وخطط الرعاية والتسويق، وسجل المخاطر، والتعهدات الخاصة بالاستدامة، جاهزة لاعتماد راعي الفعالية.

الأسئلة الشائعة

هل تناسب دورة إدارة المؤتمرات والفعاليات المؤسسية القادة الذين يشرفون على الفعاليات دون تنظيمها مباشرة؟

نعم، فهي تناسب التنفيذيين الذين يرعون الفعاليات أو يعتمدونها إلى جانب رؤساء إدارات الفعاليات، وتفترض خبرة إدارية عليا دون اشتراط خلفية في تنظيم الفعاليات.

ما المعايير التي تقوم عليها إدارة المؤتمرات والفعاليات المؤسسية في هذه الدورة؟

تستند إلى منهجية Phillips ROI لقياس عائد الاجتماعات والفعاليات، ومعيار ISO 20121 لإدارة استدامة الفعاليات، ومبادئ ISO 31000 لإدارة المخاطر.

كيف تستخدم استراتيجية المؤتمرات والفعاليات المؤسسية وخطة تنفيذها في العمل؟

تعود بخطة يستطيع راعي الفعالية اعتمادها، ويستطيع فريق الفعاليات التنفيذ والتعاقد والتقييم على أساسها.

بم تختلف إدارة المؤتمرات والفعاليات المؤسسية عن دورات سلامة الحشود في التجمعات الكبرى؟

تعالج الأهداف والميزانيات والعقود والعائد في الفعاليات المؤسسية، بينما تركز دورات سلامة الحشود على إدارة الجماهير الكبيرة في الأماكن العامة.