دورة حياة العقد لمديري العقود: التخطيط قبل الترسية وضبط الترسية والتنفيذ بعد الترسية

ملخص البرنامج

دورة حياة العقد، من التخطيط قبل الترسية مرورا بضبط الترسية إلى التنفيذ بعدها والإغلاق، محور دورة تدريبية تمتد أسبوع لمديري العقود وقادة المشتريات وملاك المشاريع، ويخرج منها كل مشارك بخطة لدورة حياة عقد واحد. تتعثر العقود غالبا عند الانتقال بين التخطيط والتوقيع والتنفيذ، حيث تغيب المسؤولية وتضيع التعهدات. وينتقل البرنامج من مراحل العقد إلى طلب العروض وشروط الترسية وضبط الأداء والإغلاق، بالاعتماد على ملف عقد جاهز. تقدم مارس للتدريب المملكة المتحدة هذا البرنامج في دورة حياة العقد لمجموعات من منظمات مختلفة.

المبررات المؤسسية

تعتمد المنظمات التي تشتري الأعمال والسلع والخدمات على عقود تحفظ مقصدها من أول متطلب إلى آخر دفعة. أما المديرون الذين يرون كل مرحلة ويحددون مسؤولها ويختبرون الانتقال إلى التي تليها فيقللون المفاجآت، ويلزمون الموردين بما اتفق عليه، ويقدمون للإدارة العليا سجلا واضحا لأسباب القرارات.

• تسرب قيمة العقد: ينخفض حين تراجع شروط الترسية على المتطلب ويقاس التنفيذ بها.
• تكرار النزاعات: يقل حين تتبع أوامر التغيير والمطالبات مسارا مسجلا واحدا.
• تأخر الانتقال بين المراحل: يقصر حين تكون لكل مرحلة مسؤول معلن وفحص للإنجاز.

المبادئ والأساس المعرفي

• المعيار الدولي ISO 31000 (إرشادات إدارة المخاطر): يطبق في الجلسة 1 لبناء سجل مخاطر للعقد يرافقه في جميع المراحل.
• المعيار الدولي ISO 44001 (نظم إدارة العلاقات التجارية التعاونية): يطبق في الجلسة 4 لتخطيط العلاقة العملية مع المورد.
• نموذج مراحل العقد (تقسيم أعمال العقد إلى ما قبل الترسية والترسية وما بعدها): يستخدم في كل جلسة لتحديد مسؤول كل مهمة.

المشاركون المستهدفون

• مديرو العقود الذين يديرون الاتفاقيات من الترسية حتى الإغلاق.
• قادة المشتريات الذين يخططون لطلبات العروض ويقيمون العروض.
• ملاك المشاريع والبرامج الذين يعتمدون على العقود لتحقيق النطاق والكلفة والجدول.
• العاملون في الشؤون القانونية والتجارية الذين يراجعون الشروط وأوامر التغيير والمطالبات.

تشمل البيئات المعتادة الإنشاءات والبنية التحتية والجهات العامة والطاقة والرعاية الصحية وتوريد التقنية.

مخرجات التعلم

1. سيكون المشاركون قادرين على تشخيص موضع فقدان السيطرة على العقد عند الانتقال بين المراحل.
2. سيكون المشاركون قادرين على بناء خطة لطلب العروض بمعايير تقييم موزونة.
3. سيكون المشاركون قادرين على تقييم شروط الترسية مقابل المتطلب الأصلي.
4. سيكون المشاركون قادرين على ترتيب مؤشرات الأداء وطلبات التغيير بعد الترسية بحسب الأولوية.
5. سيكون المشاركون قادرين على تبرير خطة دورة حياة العقد أمام الراعي أو لجنة التوجيه.

هيكل البرنامج

اليوم 1: أسس دورة حياة العقد

ما المراحل التي يمر بها العقد، ومن يملك كل مرحلة؟

• خريطة مراحل العقد
• مصفوفة ملكية العقد
• دليل اختيار نوع العقد
• ورقة تعريف المتطلبات
• سجل مخاطر العقد

اليوم 2: التخطيط قبل الترسية وطلب العروض

كيف يخطط للعقد وتقارن العروض؟

• اختيار مسار الشراء
• مخطط وثيقة طلب العروض
• ترجيح معايير التقييم
• ورقة تسجيل درجات العروض
• خطة التوضيح والتفاوض

اليوم 3: ضبط الترسية

ما الذي يجب حسمه قبل توقيع العقد؟

• مراجعة الشروط والأحكام
• جدول السعر والدفعات
• جدول معايير الأداء
• بوابة الاعتماد والتوقيع
• خطة التعبئة والبدء

اليوم 4: التنفيذ بعد الترسية والتغيير والإغلاق

كيف يدار الأداء ويضبط التغيير ويغلق العقد؟

• بطاقة قياس الأداء
• سجل ضبط أوامر التغيير
• خطة إدارة العلاقة مع المورد
• سلم تصعيد النزاعات
• قائمة الإغلاق وسجل الدروس

اليوم 5: خطة دورة حياة عقد واحد

هل تتكامل النتائج في خطة تحمل العقد من الحاجة إلى الإغلاق؟

• تطبيق خريطة مراحل العقد من الجلسة 1
• اختبار ترجيح معايير التقييم من الجلسة 2
• مراجعة الشروط والأحكام من الجلسة 3
• توظيف بطاقة قياس الأداء من الجلسة 4
• إنجاز خطة دورة حياة العقد

المنهجية

يقوم البرنامج على تمرين منظم مبني على ملف عقد جاهز لحالتين، إحداهما لعقد أعمال والأخرى لعقد خدمات. يرسم المشاركون المراحل، ويرجحون معايير التقييم، ويراجعون شروط الترسية، ويديرون فترة تنفيذ، ثم يدافعون عن خطتهم أمام زملاء يؤدون دور لجنة التوجيه.

• نشاط مقترح: تحديد مسؤول وفحص إنجاز عند كل انتقال بين المراحل.
• نشاط مقترح: ترجيح معايير التقييم لطلب عروض خدمات.
• نشاط مقترح: تسجيل ثلاثة طلبات تغيير وتوجيه كل منها إلى قرار.

المخرج الختامي

يعد كل مشارك خطة لدورة حياة عقد واحد. وتضم الخطة خريطة للمراحل ومصفوفة للملكية ومخططا لطلب العروض ومراجعة لشروط الترسية وبطاقة لقياس الأداء وقائمة للإغلاق. وتعرض في العمل على الراعي، وتصبح مرجعا لإدارة عقود لاحقة من النوع نفسه.

الأسئلة الشائعة

هل يناسب تدريب دورة حياة العقد المديرين من غير خلفية قانونية؟

نعم، إذ تدرس دورة حياة العقد عبر ملف عقد جاهز وقوالب. ويفترض البرنامج مسؤولية عن شراء العقود أو إدارتها أو الاعتماد عليها، دون تأهيل قانوني.

على أي معايير يقوم تدريب دورة حياة العقد هنا؟

يقوم تدريب دورة حياة العقد هنا على المعيار ISO 31000 لإدارة المخاطر والمعيار ISO 44001 للعلاقات التجارية التعاونية ونموذج مراحل يضم ما قبل الترسية والترسية وما بعدها.

كيف تستخدم خطة تدريب دورة حياة العقد في العمل؟

تعرض خطة دورة حياة العقد على الراعي لديك، وتستخدم مصفوفة الملكية فيها لتوزيع مهام المراحل، وتبقى قوائمها روتينا للعقود اللاحقة.

بماذا تختلف دورة حياة العقد عن برنامج في الطرح والتقييم؟

تغطي دورة حياة العقد التخطيط والترسية والتنفيذ والإغلاق، بينما يركز برنامج في الطرح وتقييم العروض على مرحلة طلب العروض ومقارنتها وحدها.

• وضع الدورة دوام كامل
• مقدم الدورة مارس للتدريب المملكة المتحدة